Thủ tục quy trình thay đổi địa chỉ công ty cùng quận mới nhất đang trở thành mối quan tâm hàng đầu của nhiều doanh nghiệp. Với sự phát triển không ngừng của môi trường kinh doanh, việc thay đổi địa chỉ công ty để phù hợp với yêu cầu và nhu cầu của thị trường trở nên cần thiết hơn bao giờ hết. Tuy nhiên, quy trình này thường gặp phải nhiều thách thức và rào cản pháp lý, khiến nhiều chủ doanh nghiệp lúng túng. Bài viết này sẽ trình bày những thông tin mới nhất về thủ tục quy trình thay đổi địa chỉ công ty cùng quận.
1. Quy trình các bước thay đổi địa chỉ công ty cùng quận (Kể từ ngày 21/06/2023)
Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ thay đổi địa chỉ trụ sở công ty
Bước 2: Nộp hồ sơ lên Sở Kế hoạch và Đầu tư
Bước 3: Phòng Đăng ký kinh doanh kiểm tra tính hợp lệ hồ sơ
Bước 4: Nhận kết quả thay đổi địa chỉ kinh doanh
Bước 5: Đăng bố cáo thay đổi trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp
Quy trình cụ thể thay đổi địa chỉ công ty cùng quận
Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ thay đổi địa chỉ trụ sở công ty
Hồ sơ gồm có:
– Thông báo thay đổi địa chỉ công ty cùng quận
– Quyết định thay đổi địa chỉ công ty.
– Biên bản họp của HĐTV / HĐQT nếu là công ty TNHH hai thành viên, hợp danh hay cổ phần về việc thay đổi địa chỉ công ty cùng quận.
– Giấy ủy quyền cho người đi thực hiện nộp hồ sơ và nhận kết quả.
– Văn bản khác liên quan đến việc thay đổi địa chỉ do công ty Luật Zluat cung cấp.
Bước 2: Nộp hồ sơ lên Sở Kế hoạch và Đầu tư
Cơ quan thực hiện: Sở kế hoạch và Đầu tư các tỉnh, thành phố đặt trụ sở chính
Thời gian thực hiện để hoàn tất thủ tục thay đổi trụ sở chính cùng quận huyện hoặc thành phố trực thuộc tỉnh: 03 – 05 ngày làm việc.
(Nộp hồ sơ online trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp thông qua tài khoản đăng ký kinh doanh hoặc chữ ký số công cộng).
Bước 3: Phòng Đăng ký kinh doanh kiểm tra tính hợp lệ hồ sơ
Bước 4: Nhận kết quả thay đổi địa chỉ kinh doanh
Theo ngày hẹn trả kết quả mà đến để nhận kết quả tại Phòng đăng ký kinh doanh
– Nếu hồ sơ hoàn toàn hợp lệ công ty sẽ nhận được giấy phép đăng ký kinh doanh mới.
– Ngược lại công ty sẽ nhận được văn bản trả lời lý do hồ sơ bị từ chối và cách bổ sung, sửa đổi để tiếp tục thực hiện hồ sơ.
Bước 5: Đăng bố cáo thay đổi trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp
Sau khi được cấp giấy phép kinh doanh mới, doanh nghiệp phải thông báo công khai trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp trong vòng 30 ngày kể từ ngày được cấp giấy phép kinh doanh (theo quy định tại Điều 32 Luật Doanh nghiệp 2020).
2. Thay đổi địa chỉ công ty cùng quận là gì?
Thay đổi địa chỉ công ty cùng quận là quá trình thay đổi địa chỉ của một công ty mà địa điểm mới của công ty đó vẫn nằm trong cùng một quận hành chính hay khu vực hành chính trong một quốc gia cụ thể. Địa chỉ công ty thường bao gồm số nhà, tên đường, phường/xã, quận/huyện, thành phố/tỉnh và quốc gia. Đây là thông tin cần được cung cấp và ghi chính xác trong các giấy tờ pháp lý, bao gồm giấy đăng ký kinh doanh, hợp đồng, hóa đơn và các tài liệu liên quan (nếu có).
3. Hồ sơ thay đổi địa chỉ công ty cùng quận
Mời Quý bạn đọc tham khảo qua hướng dẫn thủ tục thay đổi địa điểm kinh doanh mà Zluat cung cấp.
Tùy thuộc vào loại hình doanh nghiệp mà hồ sơ thay đổi địa chỉ công ty cùng quận bao gồm:
- Thông báo thay đổi địa chỉ công ty cùng quận/huyện (theo mẫu tại Phụ Lục II.1);
- Quyết định của chủ sở hữu công ty TNHH 1 thành viên hoặc chủ doanh nghiệp tư nhân về việc thay đổi địa chỉ trụ sở;
- Quyết định và bản sao biên bản họp của hội đồng thành viên công ty hợp danh hoặc hội đồng thành viên công ty TNHH 2 thành viên trở lên về việc thay đổi địa chỉ trụ sở;
- Quyết định và bản sao biên bản họp của đại hội đồng cổ đông công ty cổ phần về việc thay đổi địa chỉ trụ sở;
- Giấy ủy quyền đăng ký kinh doanh (ủy quyền cho 1 cá nhân nộp hồ sơ và nhận kết quả);
- Bản sao công chứng còn thời hạn CCCD/hộ chiếu của người được ủy quyền.
4. Khai báo thuế khi thay đổi địa chỉ công ty cùng quận
Căn cứ theo Điều 47 Nghị định 01/2021/NĐ-CP, việc thay đổi địa chỉ trụ sở chính trong cùng quận/huyện không làm thay đổi cơ quan thuế quản lý của doanh nghiệp. Do đó, doanh nghiệp không cần làm thông báo thay đổi địa chỉ với cơ quan thuế, mà chỉ cần làm thủ tục thông báo với Sở Kế hoạch và Đầu tư tỉnh/thành phố.
Thêm lý do nữa là, hiện nay, hệ thống dữ liệu của Sở Kế hoạch và Đầu tư đã được liên thông với cơ quan thuế, nên sau khi doanh nghiệp hoàn thành thủ tục thay đổi địa chỉ trụ sở công ty và được công bố trên Cổng thông tin doanh nghiệp quốc gia, cơ quan thuế cũng sẽ nhận được thông tin về sự thay đổi này.
5. Việc cần làm sau khi thay đổi địa chỉ công ty cùng quận
5.1. Thay đổi địa chỉ công ty trên hóa đơn điện tử
Như Zluat chia sẻ ở trên, khi chuyển địa điểm công ty thì doanh nghiệp phải làm hồ sơ thay đổi địa chỉ trên hóa đơn điện tử với cơ quan thuế.
Khi đó, bạn chuẩn bị mẫu 01/ĐKTĐ-HĐĐT để nộp cho cơ quan thuế và liên hệ với nhà cung cấp hóa đơn điện tử thao tác cập nhật lại địa chỉ công ty ngay trên phần mềm hóa đơn.
Trong vòng 2 ngày, sau khi trên phần mềm hiển thị trạng thái “Đã chấp nhận” – thì doanh nghiệp có thể xuất hóa đơn.
5.2. Thông báo với cơ quan BHXH về việc thay đổi địa chỉ trụ sở
Khi doanh nghiệp thay đổi địa chỉ kinh doanh trong cùng địa bàn quận/huyện, doanh nghiệp phải làm thông báo thay đổi địa chỉ gửi tới cơ quan BHXH quận/huyện nơi đang đóng BHXH.
5.3. Gửi thông báo về việc thay đổi địa chỉ trụ sở với khách hàng, đối tác
Doanh nghiệp cần thông báo tới khách hàng, đối tác về việc tạm thời phải dừng xuất hóa đơn trong thời gian làm thủ tục thay đổi địa chỉ công ty. Đồng thời doanh nghiệp nên hướng dẫn, thông báo thông tin địa chỉ mới để khách hàng, đối tác thuận tiện trong việc giao dịch hoặc gửi tài liệu, giấy tờ.
5.4. Làm lại bảng hiệu công ty và treo tại trụ sở mới
Nếu biển hiệu đang sử dụng chứa thông tin địa chỉ cũ thì doanh nghiệp cần làm lại bảng hiệu mới và treo tại trụ sở chính mới. Biển hiệu cần thể hiện được rõ các thông tin như tên công ty, mã số thuế, địa chỉ và có thể thêm logo tùy theo nhu cầu của doanh nghiệp.
6. Quy định khi chậm thông báo thay đổi công ty cùng quận
Căn cứ Khoản 2 Điều 34 Nghị định 50/2016/NĐ-CP, trường hợp doanh nghiệp không treo biển hiệu tại trụ sở chính sẽ bị phạt tiền từ 10.000.000đ đến 15.000.000đ.
Căn cứ Khoản 2, Điều 31 Luật Doanh nghiệp 2020, doanh nghiệp phải thông báo bằng văn bản về việc thay đổi địa điểm công ty với Cơ quan Đăng ký kinh doanh trong thời hạn 10 ngày. Quá thời hạn nêu trên, doanh nghiệp sẽ bị xử phạt hành chính theo quy định tại Điều 25 Nghị định 50/2016/NĐ-CP, cụ thể như sau:
- Quá thời hạn từ 01 đến 30 ngày: Phạt tiền từ 1.000.000đ đến 5.000.000đ
- Quá thời hạn từ 31 đến 90 ngày: Phạt tiền từ 5.000.000đ đến 10.000.000đ
- Quá thời hạn từ 91 ngày trở lên: Phạt tiền từ 10.000.000đ đến 15.000.000đ
7. Những lưu ý khi thay đổi địa chỉ công ty cùng quận
– Thay đổi địa chỉ công ty cùng quận/huyện thời gian và thủ tục đơn giản hơn rất nhiều so với thay đổi địa chỉ công ty khác quận/huyện và thay đổi trụ sở công ty khác tỉnh; do việc thay đổi địa chỉ công ty cùng quận không dẫn đến việc thay đổi quá nhiều thông tin.
– Khi thay đổi địa chỉ trụ sở chính trong cùng quận/huyện, doanh nghiệp không cần phải khắc lại con dấu pháp nhân. Việc khắc lại con dấu chỉ thực hiện khi thay đổi địa chỉ công ty khác quận
– Ngoài 4 việc trên, tùy theo nhu cầu, doanh nghiệp có thể thực hiện các thủ tục khác như: cập nhật lại thông tin tài khoản công ty, thay đổi thông tin công ty trên các giấy phép con (nếu có).
8. Cập nhật hóa đơn sau khi thay đổi địa chỉ công ty cùng quận
Bởi vì trên hóa đơn công ty có thể hiện thông tin gồm tên công ty, mã số thuế, địa chỉ công ty nên khi công ty đổi địa chỉ – thay đổi giấy phép kinh doanh hoàn tất thì phải lưu ý lúc này hóa đơn không còn giá trị sử dụng nữa.
Để có thể sử dụng hóa đơn sau khi đổi địa chỉ công ty cùng quận thì cần phải thực hiện theo một trong hai cách sau
Trường hợp tiếp tục sử dụng hóa đơn cũ
Công ty phải làm một con dấu mã số thuế.
Đóng dấu mã số thuế lên trên 3 liên hóa đơn mẫu của hóa đơn cũ tại vị trí thông tin công ty.
Sau đó nộp qua mạng thông báo thay đổi thông tin hóa đơn kèm với bản chụp 3 liên hóa đơn mẫu như đã nói ở trên.
Công ty phải xác định là Chi cục thuế đã chấp nhận thông báo thay đổi thông tin hóa đơn của mình thi mới sử dụng hóa đơn được.
Trường hợp sử dụng hóa đơn mới
Nộp thông báo hủy hóa đơn tất cả số còn lại chưa sử dụng của hóa đơn cũ.
Sau đó đặt in hóa đơn mới.
Làm thủ tục thông báo phát hành hóa đơn với mẫu hóa đơn mới.
Phải xác định là thông báo phát hành hóa đơn đã được Chi cục thuế chấp nhận thì mới nên xuất hóa đơn.
9. Mọi người cũng hỏi
1. Câu hỏi: Thay đổi địa chỉ công ty cùng quận là gì?
Câu trả lời: Thay đổi địa chỉ công ty cùng quận là quá trình thay đổi địa chỉ của một công ty mà địa điểm mới của công ty đó vẫn nằm trong cùng một quận hành chính hay khu vực hành chính trong một quốc gia cụ thể.
2. Câu hỏi: Cần chuẩn bị những giấy tờ nào để thực hiện thay đổi địa chỉ công ty cùng quận?
Câu trả lời: Công ty cần chuẩn bị giấy tờ liên quan như biểu mẫu, hồ sơ công ty, và các tài liệu liên quan đến việc thay đổi địa chỉ.
3. Câu hỏi: Thời hạn thực hiện thay đổi địa chỉ công ty cùng quận là bao lâu?
Câu trả lời: Thời hạn thực hiện thay đổi địa chỉ công ty cùng quận có thể khác nhau tùy theo quy định của quốc gia và địa phương, thường từ vài tuần đến một tháng.
Trên đây là toàn bộ nội dung bài viết Thủ tục quy trình thay đổi địa chỉ công ty cùng quận. Công ty Luật Zluat luôn sẵn sàng giải đáp thắc mắc của Quý bạn đọc. Xem thêm bài viết về các chủ đề khác của của chúng tôi tại đây. Trân trọng!
