Việc thay đổi địa chỉ công ty và chuyển văn phòng sang một quận khác đã trở thành một xu hướng phổ biến đối với nhiều doanh nghiệp. Lý do bởi để mở rộng quy mô hoạt động, tìm kiếm môi trường kinh doanh thuận lợi hơn. Việc thay đổi địa chỉ công ty khác quận không chỉ tác động đến cơ sở vật chất mà còn ảnh hưởng đến mối quan hệ với đối tác, nhân viên và khách hàng. Trong bài viết này, chúng ta cùng tìm hiểu việc thay đổi địa chỉ công ty khác quận và cách để thực hiện quá trình này một cách hiệu quả.
1. Quy trình các bước thay đổi địa chỉ công ty khác quận (Kể từ ngày 15/06/2023)
Bước 1: Chốt thuế chuyển quận tại cơ quan thuế
Bước 2: Thay đổi đăng ký công ty khác quận tại Phòng đăng ký kinh doanh
Bước 3: Công bố thông tin trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp
Bước 4: Thông báo với cơ quan thuế về các vấn đề liên quan
Bước 5: Thay đổi Giấy phép con (nếu có)
2. Thay đổi địa chỉ công ty khác quận là gì?
Thay đổi địa chỉ công ty khác quận là di dời văn phòng hoạt động của một công ty từ một quận này sang một quận khác. Địa chỉ công ty thường bao gồm số nhà, tên đường, phường/xã, quận/huyện, thành phố/tỉnh và quốc gia. Đây là thông tin cần được cung cấp và ghi chính xác trong các giấy tờ pháp lý, bao gồm giấy đăng ký kinh doanh, hợp đồng, hóa đơn và các tài liệu liên quan (nếu có).
3. Căn cứ pháp lý
- Luật Doanh nghiệp số 59/2020/QH14 có hiệu lực từ ngày 01/01/2021.
- Nghị định số 01/2021/NĐ-CP có hiệu lực từ ngày 04/01/2021.
- Thông tư số 01/2021/TT-BKHĐT có hiệu lực từ ngày 01/05/2021.
- Nghị định số 50/2016/NĐ-CP có hiệu lực từ ngày 15/07/2016.
- Thông tư số 105/2020/TT-BTC có hiệu lực từ ngày 17/01/2021.
- Thông tư 39/2014/TT-BTC có hiệu lực từ ngày 01/06/2014.
4. Thủ tục thuế khi thay đổi địa chỉ công ty khác quận
Thành phần hồ sơ
- Mẫu 08-MST (Ban hành kèm theo Thông tư 105/2020/TT-BTC ngày 03/12/2020 của Bộ Tài chính, chuẩn bị 2 bản)
- Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn (BC26/AC) của quý chuyển đi (VD: chuyển đi ngày 25/12/2022 thì lập báo cáo BC26 quý 4/2022) kèm theo phụ lục 3.12 (nộp qua mạng)
- Giấy giới thiệu hoặc giấy ủy quyền (nếu người đi nộp hồ sơ không phải là đại diện trước pháp luật).
Thời gian xử lý
Hồ sơ hợp lệ, cơ quan thuế chủ quản của doanh nghiệp sẽ kiểm tra, đối chiếu tình hình nộp tờ khai thuế (kiểm tra tờ khai nộp có đúng, đủ, trễ hạn), kiểm tra đối chiếu thông báo phát hành hóa đơn, Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn (nếu có). Đối chiếu số thuế còn thừa, còn thiếu giữa số liệu của cơ quan thuế và số liệu của doanh nghiệp. Nếu còn thiếu hoặc sai sót, cơ quan thuế (quận cũ) sẽ yêu cầu doanh nghiệp hoàn thiện.
Sau 10 ngày làm việc kể từ ngày tiếp nhận hồ sơ, hồ sơ không có sai sót hoặc các sai sót (nếu có) đã được cơ quan thuế lập biên bản và ra quyết định xử lý, doanh nghiệp đã khắc phục xong thì cơ quan thuế sẽ phát hành mẫu 09-MST Thông báo về việc người nộp thuế chuyển địa điểm, nhận được mẫu 09-MST doanh nghiệp sẽ tiến hành chuẩn bị bước kế tiếp: Chuẩn bị và nộp hồ sơ đăng ký thay đổi địa chỉ trụ sở chính đến cơ quan đăng ký kinh doanh.
5. Thủ tục đăng ký kinh doanh khi thay đổi địa chỉ công ty khác quận
Thành phần hồ sơ
- Thông báo thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp, cụ thể là thông báo về việc thay đổi địa chỉ công ty khác quận;
- Giấy ủy quyền (trường hợp không phải đại diện pháp luật công ty trực tiếp nộp hồ sơ);
- Bản sao công chứng giấy tờ chứng thực cá nhân của người thực hiện thủ tục;
- Thông báo về việc chuyển địa điểm (mẫu 09-MST) do cơ quan thuế bàn giao tại bước 1;
- Quyết định của chủ sở hữu về việc thay đổi trụ sở công ty khác quận (đối với công ty TNHH 1 thành viên, công ty hợp danh và doanh nghiệp tư nhân);
- Quyết định của hội đồng thành viên/hội đồng quản trị về việc thay đổi trụ sở công ty khác quận (đối với công ty TNHH 2 thành viên trở lên và công ty cổ phần);
- Biên bản họp của hội đồng thành viên/hội đồng quản trị về việc thay đổi trụ sở công ty khác quận (đối với công ty TNHH 2 thành viên trở lên và công ty cổ phần).
Thời gian xử lý
Sau khi tiếp nhận hồ sơ đăng ký doanh nghiệp, Phòng Đăng ký kinh doanh trao Giấy biên nhận, kiểm tra tính hợp lệ của hồ sơ và cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp cho doanh nghiệp trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận được hồ sơ.
Doanh nghiệp đến Phòng Đăng ký kinh doanh để nhận Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp hoặc liên hệ với Phòng Đăng ký kinh doanh và trả phí để được nhận Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp qua đường bưu điện.
6. Thủ tục liên quan khác về thay đổi địa chỉ công ty khác quận
Sau khi nhận được Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp mới, doanh nghiệp cần tiến hành các thủ tục khác như sau.
1) Tiến hành làm con dấu mới: Việc làm lại con dấu cũng không bắt buộc. Sau khi khắc con dấu mới (Nếu có), doanh nghiệp mang dấu mới ra ngân hàng để làm thủ tục thay đổi mẫu con dấu với ngân hàng để giao dịch những lần sau.
2) Đăng ký thay đổi thông tin hóa đơn với cơ quan thuế: Sau ngày 01/07/2022 doanh nghiệp không được tiếp tục sử dụng hóa đơn Các hóa đơn đặt in, tự in được phát hành và sử dụng theo Nghị định số 51/2010/NĐ-CP. Bao gồm 2 loại hóa đơn là:
– Hóa đơn điện tử theo thông tư số: 32/2011/TT-BTC (Hóa đơn chưa có mã của cơ quan thuế).
– Hóa đơn điện tử theo thông tư số: 78/2021/TT-BTC (Hóa đơn có mã của cơ quan thuế).
7. Quy định về xử phạt khi chậm thông báo thay đổi địa chỉ công ty khác quận
Căn cứ Khoản 2, Điều 31 Luật Doanh nghiệp 2020, doanh nghiệp phải thông báo bằng văn bản về việc thay đổi địa điểm công ty với Cơ quan Đăng ký kinh doanh trong thời hạn 10 ngày. Quá thời hạn nêu trên, doanh nghiệp sẽ bị xử phạt hành chính theo quy định tại Điều 25 Nghị định 50/2016/NĐ-CP, cụ thể như sau:
- Quá thời hạn từ 01 đến 30 ngày: từ 1.000.000 đồng đến 5.000.000 đồng.
- Quá thời hạn từ 31 đến 90 ngày: từ 5.000.000 đồng đến 10.000.000 đồng.
- Quá thời hạn từ 91 ngày trở lên: từ 10.000.000 đồng đến 15.000.000 đồng.
8. Lưu ý khi thay đổi địa chỉ công ty khác quận
Kể từ ngày doanh nghiệp có Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp mới không được tiếp tục xuất hóa đơn theo địa chỉ cũ, sau khi hoàn tất thủ tục thông báo với cơ quan thuế thì xuất hóa đơn theo địa chỉ trụ sở mới.
Đối với doanh nghiệp đang còn sử dụng hóa đơn giấy: trường hợp doanh nghiệp muốn tiếp tục sử dụng hóa đơn giấy cũ thì sau khi thông báo với cơ quan thuế, khắc dấu địa chỉ mới đóng dấu lên hóa đơn cũ để tiếp tục sử dụng. Trường hợp doanh nghiệp không có nhu cầu sử dụng hóa đơn giấy cũ còn lại thực hiện thủ tục hủy hóa đơn giấy và thực hiện thủ tục phát hành hóa đơn điện tử cho công ty theo thông tin quận mới
Đối với doanh nghiệp đã sử dụng hóa đơn điện tử, khi thay đổi đăng ký kinh doanh khác quận doanh nghiệp thông báo với cơ quan thuế thực hiện thay đổi thông tin địa chỉ và đồng thời trao đổi với bên nhà cung cấp hóa đơn điện tử có sửa đổi, cập nhật trên hệ thống được không. Trường hợp cả cơ quan thuế và nhà cung cấp hóa đơn điện tử đều có thể cập nhật thông tin mới trên hệ thống thì doanh nghiệp chỉ cần làm mẫu thay đổi thông tin hóa đơn nộp qua mạng và bên phần mềm chỉnh sửa lại hóa đơn mẫu theo địa chỉ mới là được.
9. Mọi người cũng hỏi
1. Thay đổi địa chỉ công ty khác quận là gì?
Đáp: Thay đổi địa chỉ công ty khác quận là di dời văn phòng hoạt động của một công ty từ một quận này sang một quận khác.
2. Cần tuân thủ quy định gì khi thay đổi địa chỉ công ty khác quận?
Đáp: Cần tuân thủ quy trình thông báo thay đổi địa chỉ công ty và cập nhật thông tin với các cơ quan chính phủ và đối tác kinh doanh.
3. Lợi ích của việc thay đổi địa chỉ công ty sang quận khác?
Đáp: Lợi thế về vị trí, gần các trung tâm kinh doanh, thuận lợi cho giao dịch và hợp tác với các công ty trong khu vực.
Trên đây là toàn bộ nội dung bài viết Thủ tục quy trình thay đổi địa chỉ công ty khác quận. Công ty Luật Zluat luôn sẵn sàng giải đáp thắc mắc của Quý bạn đọc. Xem thêm bài viết về các chủ đề khác của của chúng tôi tại đây. Trân trọng!
