Những điểm cần lưu ý khi rà soát sổ bảo hiểm xã hội (Cập nhật 2023).

Việc rà soát sổ bảo hiểm xã hội là việc không thể thiếu trong hoạt động bảo hiểm xã hội nhằm đảm bảo cho quá trình thu, đóng, chi trả bảo hiểm chính xác và đúng quy định pháp luật. Vậy có những điểm gì cần lưu ý khi rà soát sổ bảo hiểm xã hội? Hãy tìm hiểu vấn đề này qua bài viết này của Zluat. 

1. Nguyên tắc rà soát sổ Bảo hiểm xã hội

Theo quy định tại Điểm 1 Công văn 4027/BHXH-ST năm 2016, việc rà soát sổ Bảo hiểm xã hội cần tuân theo các nguyên tắc sau:

(i) Thực hiện rà soát sổ bảo hiểm xã hội của người lao động đang tham gia bảo hiểm xã hội bắt buộc tại các đơn vị sử dụng lao động (đơn vị) đảm bảo đầy đủ, chính xác các thông tin của người lao động ghi trên sổ bảo hiểm xã hội.

(ii) Đối với nội dung ghi trên sổ bảo hiểm xã hội, cần thực hiện rà soát các thông tin sau:

• Về nhân thân: Họ, tên đệm, tên, ngày tháng năm sinh, giới tính, quốc tịch.
• Thời gian tham gia bảo hiểm xã hội: quá trình đóng bảo hiểm xã hội, bảo hiểm thất nghiệp của người lao động.
• Cấp bậc, chức vụ, chức danh nghề, công việc, tên đơn vị.
• Tiền lương, thâm niên nghề, phụ cấp đóng bảo hiểm xã hội, bảo hiểm thất nghiệp.
• Nơi làm việc: địa danh nơi làm việc của người lao động (xã, huyện, tỉnh).

(iii) Bảo hiểm xã hội tỉnh/huyện tổ chức rà soát sổ bảo hiểm xã hội theo phân cấp quản lý thu.

2. Những điểm cần lưu ý khi rà soát sổ bảo hiểm xã hội

Theo quy định tại Phụ lục 01 Công văn 4027/BHXH-ST năm 2016, cơ quan bảo hiểm xã hội khi rà soát sổ bảo hiểm xã hội cần lưu ý các điểm sau:

Thứ nhất, đối với sổ bảo hiểm xã hội do Bảo hiểm xã hội tỉnh, thành phố khác cấp, thì khi thực hiện rà soát, nếu phát hiện sai sót, Bảo hiểm xã hội nơi rà soát cần có văn bản phối hợp với Bảo hiểm xã hội nơi cấp sổ hoặc nơi xác nhận quá trình tham gia trước đó của người lao động để xác minh lại.

Thứ hai, hồ sơ làm căn cứ cấp lại, điều chỉnh thông tin trên sổ bảo hiểm thực hiện theo quy định tại Điều 25 và Điều 29 Quy định về quản lý thu BHXH, bảo hiểm y tế, BHTN; quản lý sổ BHXH, thẻ bảo hiểm y tế ban hành kèm theo Quyết định số 959/QĐ-BHXH. Trường hợp điều chỉnh nhân thân (Họ, tên đệm, tên, ngày tháng năm sinh, giới tính, quốc tịch của người lao động) ghi trên sổ bảo hiểm xã hội thì hồ sơ gồm: Giấy khai sinh hoặc trích lục khai sinh do cơ quan có thẩm quyền về hộ tịch cấp theo quy định và chứng minh nhân dân/thẻ căn cước/hộ chiếu; nếu là đảng viên thì cung cấp thêm lý lịch đảng viên (hồ sơ gốc) khi được kết nạp vào Đảng.

Thứ ba, đối với sổ Bảo hiểm xã hội của người lao động đang bảo lưu thời gian đóng, khi người lao động tiếp tục tham gia bảo hiểm xã hội hoặc giải quyết chế độ thì cơ quan bảo hiểm xã hội thực hiện rà soát sổ bảo hiểm xã hội theo quy định tại Công văn này.

Thứ tư, trong quá trình rà soát sổ bảo hiểm xã hội, nếu phát hiện trường hợp:

• Một người có từ 02 sổ bảo hiểm xã hội trở lên ghi thời gian đóng bảo hiểm xã hội không trùng nhau hoặc một số sổ được cấp cho 2 hay nhiều người thì cơ quan bảo hiểm xã hội thu hồi tất cả các sổ bảo hiểm xã hội, hoàn chỉnh lại cơ sở dữ liệu, thực hiện cấp lại sổ bảo hiểm xã hội mới theo quy định tại Khoản 5, Điều 46 Quyết định số 959/QĐ-BHXH.
• Một người có từ 02 sổ bảo hiểm xã hội trở lên có thời gian đóng bảo hiểm xã hội, bảo hiểm thất nghiệp trùng nhau thì trên sở bảo hiểm xã hội mới ghi quá trình đóng theo thời gian tham gia bảo hiểm xã hội, bảo hiểm thất nghiệp phát sinh trước; thời gian đóng bảo hiểm xã hội, bảo hiểm thất nghiệp trùng không được ghi lại trên sổ bảo hiểm xã hội mới thì hoàn trả cho người lao động hoặc người tham gia bảo hiểm xã hội tự nguyện số tiền bảo hiểm xã hội, bảo hiểm thất nghiệp mà người lao động và đơn vị hoặc người tham gia BHXH tự nguyện đã đóng vào quỹ bảo hiểm xã hội, bảo hiểm thất nghiệp, không bao gồm tiền lãi.

Thứ năm, đối với trường hợp đơn vị sử dụng lao động còn nợ tiền đóng bảo hiểm xã hội, bảo hiểm thất nghiệp thì in tờ rời sổ bảo hiểm xã hội, xác nhận thời gian đến năm đơn vị đã đóng đủ.

Để biết được đầy đủ quá trình rà soát sổ bảo hiểm xã hội, bạn đọc có thể tham khảo Công văn 4027/BHXH-ST năm 2016 của Bảo hiểm xã hội Việt Nam tại đây 

Trên đây là toàn bộ những điểm cần lưu ý khi rà soát sổ bảo hiểm xã hội. Mong rằng các thông tin đó Zluat cung cấp trong bài viết này sẽ giúp bạn đọc hiểu thêm về hoạt động rà soát sổ bảo hiểm xã hội. Nếu cần được tư vấn các vấn đề bảo hiểm xã hội, bạn đọc có thể liên hệ đến Zluat để được tư vấn một cách cụ thể và chính xác nhất.