Dù bạn có cẩn thận đến đâu, bạn cũng không tránh khỏi ít nhất một lần mua phải sản phẩm hoặc dịch vụ kém chất lượng. Vậy bạn phải làm gì?
Không phải lúc nào nhân viên mà bạn gọi điện đến than phiền khi mua phải sản phẩm hoặc dịch vụ kém chất lượng cũng có đủ thầm quyền xử lý vấn đề của bạn. khi đó bạn nên viết thư khiếu nại. Tất nhiên không phải mọi thư khiếu nại đều được đối xử công bằng bởi những gì viết trong thư của bạn sẽ quyết định thái độ của người nhận.
Dưới đây là 10 bước để viết thư khiếu nại hiệu quả.
-
Xác định đối tượng nhận thư.
Bạn nên viết thư cho một người cụ thể có khả năng giải quyết vấn đề của bạn. Hãy bắt đầu việc này bằng cách vào website của công ty và tìm kiếm địa chỉ liên lạc. một số tập đoàn lớn sẽ có cả một bộ phận riêng để hỗ trợ khách hàng. Với những công ty địa phương, thì sẽ dễ tiếp cận người quản lý cao cấp hơn. Trong trường hợp bạn không tìm được địa chỉ liên lạc của cá nhân, bạn có thể thử gọi và hỏi địa chỉ liên lạc cụ thể của giám đốc. Nếu bạn không tìm được địa chỉ email cụ thể, hãy thử tìm cấu trúc email của công ty như: [email protected] hoặc [email protected]. Người nhận được thư của bạn chưa chắc sẽ trực tiếp giải quyết vấn đề của bạn. Trong trường hợp của tôi chẳng hạn, giám đốc công ty chuyển lá thư khiếu nại của tôi cho trường phòng marketing và đó mới là người trực tiếp giải quyết khiếu nại của khách hàng. Tuy nhiên việc viết thư cho giám đốc giúp lá thư của tôi đến đúng địa chỉ.
-
Hãy lịch sự và bình tĩnh.
Đừng viết một lá thư đầy giận dữ chỉ để chửi rủa công ty, nhân viên hay sản phẩm của họ. Cũng đừng đe dọa trả thù nếu người ta không giúp bạn. Nếu có khiếu kiện gì bạn hãy trinhg bày thật cự thể và chi tiết về vấn đề của mình. Chửi rủa và đe dọa sẽ không giúp gì cho bạn trong trường hợp này.
-
Đặt tiêu đề dễ hiểu cho lá thư.
Mỗi ngày, các nhân vật bạn viết thư cho đều nhận được hàng trăm email và có thể dễ dàng bỏ sót email của của bạn. Hãy bảo đảm email của bạn có một tiêu đề cụ thể và rõ ràng để thu hút sự chú ý cũng như đơn giản hóa công việc của người đọc. Chú ý bổ sung các thông tin liên quan như địa điểm, số series của sản phẩm, địa điểm,…vào tiêu đề hoặc đầu thư nếu có thể.
-
Trình bày rõ tại sao bạn không hài lòng vì sản phẩm/ dịch vụ nói trên.
Trong trường hợp của tôi, tôi cảm thấy tôi mất thêm tiền, thời gian và bị tổn thương về thân thể khi xung đột với nhân viên. Tôi cũng cho rằng đáng lẽ công ty đã có thể ngăn chặn những sự cố đáng tiếc như vậy xảy ra.
-
Tóm lược lại quá trình bạn khiếu kiện về vấn đề nói trên với công ty.
Ghi rõ bạn đã từng gọi và khiếu nại với những ai về các vấn đề của bạn. Đến mức mà bạn phải viết lá thư khiếu nại này thì chắc chắn bạn đã phải khiếu nại đến nhân viên công ty một vài lần rồi. Hãy nhớ lại cụ thể bạn đã nói chuyện với ai, vào ngày nào. Đồng thời, nói rõ họ có cố gắng giúp đỡ bạn hay không, nhưng tuyệt đối trong trường hợp nào cũng đừng phỉ báng, bôi nhọ họ.
-
Nêu rõ yêu cầu của bạn.
Bạn muốn được bồi hoàn tiền, hay muốn được thay một sản phẩm mới? Nếu đó là một dịch vụ, bạn có muốn nó được hoàn thành sớm nhất có thể? Nếu bạn muốn được giảm giá, hãy nêu ra 1 con số cụ thể. Họ có thể sẽ đề nghị ở mức cao hơn cả mức bạn yêu cầu, ví dụ như trường hợp của tôi.
-
Hãy đưa ra thời hạn trả lời.
Ra một thời hạn hợp lý để họ liên lạc lại và giải quyết vấn đề của bạn. Thời hạn này tối thiểu là một tuần và tối đa là 2 tuần. Đừng quên cảm ơn họ vì đã dành thời gian cân nhắc vấn đề của bạn, nhưng cũng nhắc nhở rằng bạn sẵn sàng khiếu kiện tiếp ở những cấp cao hơn nếu họ không có tín hiệu trả lời.
-
Nhớ để lại địa chỉ liên lạc.
Bảo đảm rằng họ có số điện thoại, địa chỉ nhà và email của bạn để có thể liên lạc với bạn dễ dàng nhất có thể.
-
Thêm các văn bản có liên quan.
Nhớ gửi kèm theo thư khiếu nại của bạn bản sao cuả mọi hóa đơn hay tranh ảnh có liên quan đến vấn đề, và giữ lại bản gốc.
-
CC email khiếu nại cho những người có liên quan.
Nếu bạn tìm được địa chỉ liên lạc của vài người có khả năng giải quyết khiếu nại của bạn, hãy gửi cho tất cả. Hãy cẩn trọng, đừng bỏ qua một nhân viên cấp dưới khi mà người đó thà giải quyết vấn đề của bạn còn hơn để nó đến tai sếp lớn.
Nếu khiếu nại của bạn đến đúng người nhận và bạn tuân thủ những bước trên, phần lớn các công ty sẽ sẵn lòng giải quyết vấn đề của bạn. Trong trường hợp, kể cả khi bạn đã cố gắng hết sức mà, bạn có thể cân nhắc việc khiếu nại lên những cấp cao hơn, như Hội bảo vệ người tiêu dùng, hoặc gửi câu chuyện của mình đến các báo, tạp chí lớn để tìm được sự ủng hộ của dư luận.
Trên đây là bài viết về Hướng dẫn viết thư khiếu nại trong kinh doanh hiệu quả nhất. Công ty Luật Zluat tự hào là đơn vị hàng đầu hỗ trợ mọi vấn đề liên quan đến pháp lý, tư vấn pháp luật, thủ tục giấy tờ cho khách hàng là cá nhân và doanh nghiệp trên Toàn quốc với hệ thống văn phòng tại các thành phố lớn và đội ngũ cộng tác viên trên tất cả các tỉnh thành: Hà Nội, TP. HCM, Bình Dương, TP. Cần Thơ, TP. Đà Nẵng và Đồng Nai… Liên hệ với chúng tôi ngay hôm nay để được tư vấn và hỗ trợ kịp thời.
| ✅ Dịch vụ thành lập công ty | ⭕ Zluat cung cấp dịch vụ thành lập công ty/ thành lập doanh nghiệp trọn vẹn chuyên nghiệp đến quý khách hàng toàn quốc |
| ✅ Đăng ký giấy phép kinh doanh | ⭐ Thủ tục bắt buộc phải thực hiện để cá nhân, tổ chức được phép tiến hành hoạt động kinh doanh của mình |
| ✅ Dịch vụ ly hôn | ⭕ Với nhiều năm kinh nghiệm trong lĩnh vực tư vấn ly hôn, chúng tôi tin tưởng rằng có thể hỗ trợ và giúp đỡ bạn |
| ✅ Dịch vụ kế toán | ⭐ Với trình độ chuyên môn rất cao về kế toán và thuế sẽ đảm bảo thực hiện báo cáo đúng quy định pháp luật |
| ✅ Dịch vụ kiểm toán | ⭕ Đảm bảo cung cấp chất lượng dịch vụ tốt và đưa ra những giải pháp cho doanh nghiệp để tối ưu hoạt động sản xuất kinh doanh hay các hoạt động khác |
| ✅ Dịch vụ làm hộ chiếu | ⭕ Giúp bạn rút ngắn thời gian nhận hộ chiếu, hỗ trợ khách hàng các dịch vụ liên quan và cam kết bảo mật thông tin |
