Không giống như các ngành nghề kinh doanh khác, công việc của kế toán dịch vụ khách sạn đòi hỏi phải có kiến thức đủ rộng và sâu về các lĩnh vực kế toán từ sản xuất, thương mại cho đến dịch vụ. Vậy công việc của một nhân viên kế toán dịch vụ khách sản là gì? Tầm quan trọng của kế toán trong hoạt động kinh doanh khách sạn? Cùng Zluat tham khảo bài viết dưới đây:
1. Kế toán dịch vụ khách sạn là gì?
Kế toán dịch vụ khách sạn là công việc ghi chép, thu nhận và xử lý các thông thông tin về tình hình tài chính của một doanh nghiệp hay tổ chức kinh doanh khách sạn. Bộ phận kế toán thuộc lĩnh vực quản lý kinh tế, đảm nhận tất cả những công việc liên quan đến tài chính của khách sạn. Kế toán khách sạn được xếp vào loại kế toán doanh nghiệp.
>>>>>>> Nếu các bạn muốn tìm hiểu thêm về Dịch vụ kế toán thuế hãy tham khảo bài viết: Dịch vụ kế toán thuế trọn gói giá rẻ chuyên nghiệp
2. Đặc điểm công ty dịch vụ khách sạn mà kế toán cần nắm
Hoạt động kinh doanh khách sạn là sự kết hợp của nhiều hoạt động dịch vụ mang tính chất khác nhau. Cụ thể:
– Dịch vụ cho thuê buồng ngủ: Cho thuê buồng ngủ là lĩnh vực kinh doanh quan trọng của khách sạn và là căn cứ cơ bản để đánh giá chất lượng cũng như tiêu chuẩn của một khách sạn.
– Dịch vụ ăn uống: dịch vụ ăn uống là hoạt động phụ trợ của khách sạn nhưng cũng giữ vị trí quan trọng. Trong kinh doanh ăn uống, kinh doanh tiệc cưới, hội nghị, hội thảo đối với các khách sạn hiện nay đang có xu hướng phát triển tốt.
– Các dịch vụ liên quan: các dịch vụ liên quan của khách sạn là các dịch vụ nhằm tăng thêm doanh thu của khách sạn và đảm bảo nhu cầu đa dạng, phong phú của khách nghỉ tại khách sạn. Các dịch vụ bổ sung thường bao gồm: massage, karaoke, tennis, thể dục thẩm mỹ, bể bơi…
3. Công việc của kế toán tổng hợp khách sạn
– Hỗ trợ kế toán trưởng xử lý các công việc kế toán
- Tham gia cùng kế toán trưởng xây dựng ngân sách hoạt động hàng năm của khách sạn, dự báo tình hình hoạt động hàng tháng, quý.
- Thường xuyên đối chiếu, rà soát tài khoản ngân hàng với sổ kế toán trên máy, cân đối các tài khoản, chủ động phát hiện các sai sót để xử lý kịp thời.
- Kiểm tra kỹ các khoản thanh toán trước khi chuyển cho Kế toán trưởng và Giám đốc ký duyệt.
- Phối hợp các bộ phận liên quan kiểm tra việc sử dụng các khoản chi phí theo kế hoạch đã được duyệt.
- Tổng hợp, phân tích các chỉ tiêu sử dụng chi phí, doanh thu của khách sạn để đảm bảo vốn được sử dụng hiệu quả.
– Tham gia xây dựng, thực hiện và kiểm tra quy trình hoạt động của bộ phận kế toán
- Phối hợp với kế toán trưởng xây dựng, thực hiện và kiểm tra các quy trình hoạt động của bộ phận kế toán khách sạn.
- Hàng tháng rà soát kỹ bảng lương nhân viên và các chế độ của nhân viên do kế toán tiền lương chuyển duyệt để đảm bảo các số liệu chính xác trước khi thực hiện chi trả.
- Thường xuyên theo dõi, cập nhật những thay đổi mới nhất về chính sách thuế; kiểm tra kỹ những hồ sơ, chứng từ thuế… để đảm bảo các vấn đề về thuế của khách sạn được xử lý đúng quy trình, thủ tục cần thiết.
- Phối hợp với các nhân viên trong bộ phận chuẩn bị các báo cáo tài chính, thuế, chi phí… hàng tháng.
– Tham gia việc tuyển dụng, đào tạo nhân viên
- Cùng kế toán trưởng lên kế hoạch tuyển dụng nhân sự và phối hợp bộ phận liên quan thực hiện việc tuyển dụng nhân sự đáp ứng được yêu cầu công việc.
- Phối hợp lên kế hoạch đào tạo định kỳ cho nhân viên trong bộ phận các vấn đề về tài chính kế toán, kiểm soát nội bộ liên quan đến lĩnh vực thuế, hệ thống thanh toán…
- Hướng dẫn nghiệp vụ xử lý số liệu, hoạch toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh cho các nhân viên trong bộ phận.
- Xác định khả năng phát triển của các nhân viên trong bộ phận và hướng dẫn họ phát triển nghề nghiệp.
– Các công việc khác
- Thực hiện việc lưu trữ số sách, báo cáo, số liệu liên quan đến nghiệp vụ đúng quy trình và đảm bảo tính an toàn, bảo mật.
- Cung cấp các thống kê, số liệu kế toán cho cấp trên khi được yêu cầu.
- Chủ động đề xuất những ý tưởng nâng cao hiệu quả các công việc liên quan đến kế toán tài chính.
- Thay mặt kế toán trưởng điều hành hoạt động, giải quyết các vấn đề của phòng Tài chính – Kế toán và báo cáo cho kế toán trưởng được biết.
- Thực hiện các công việc khác khi được cấp trên phân công.
4. Tài liệu kế toán tổng hợp khách sạn
Để thực hiện tốt công việc kế toán khách sạn, kế toán cần thu thập đủ các chứng từ sau:
Kiểm soát hàng hóa, thực phẩm mua vào:
- Với hàng hóa nhập thẳng vào nhà bếp, quầy bar (mua ở chợ, tạp hóa):
- Bảng kê hàng hóa mua vào
- Phiếu chi tiền
- Hóa đơn lẻ của nhân viên thu mua
- Bảng đối chiếu công nợ
- Với hàng hóa chuyển bán: bao gồm những mặt hàng như: nước ngọt, rượu, bia…phải nhập kho 156 để theo dõi thì cần tập hợp những chứng từ
- Phiếu chi tiền, ủy nhiệm chi (nếu hóa đơn mua vào < 20 triệu đồng)
- Hóa đơn GTGT hoặc hóa đơn thông thường mua vào
- Hợp đồng thanh lý (nếu có)
- Phiếu nhập kho
- Phiếu giao hàng (nếu có)
- Giấy đề nghị thanh toán (nếu có)
- Biên bản đối chiếu công nợ theo từng đợt
Khi thực hiện xuất hóa đơn đầu ra:
- Phiếu thanh toán và phiếu order (nếu có)
- Thực hiện xuất hóa đơn GTGT hoặc hóa đơn thông thường
- Xuất hóa đơn có kèm bảng kê chi tiết từng món ăn
- Phiếu xác nhận dịch vụ hoặc hợp đồng kinh tế nếu khách thực hiện đặt bàn trước.
- Thanh lý hợp đồng
- Phiếu thu tiền nếu khách thanh toán tiền mặt. Hóa đơn cà thẻ nếu khách thực hiện cà thẻ, hay phiếu báo có của ngân hàng.
- Và cuối kỳ thực hiện làm một số báo cáo theo quy định.
5. Giá thành của hoạt động cho thuê phòng bao gồm:
Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp: Là các chi phí chi ra cho khách tiêu dùng nhưng không phải trả tiền, phát sinh tại phòng ngủ như: Bàn chải răng, kem đánh răng, sữa tắm, dầu gội đầu, giấy vệ sinh, tăm bông… và các chi phí nước uống, cà phê, trà, bánh kẹo, trái cây hoặc báo phục vụ tại phòng miễn phí cho khách.
Chi phí nhân công trực tiếp: Bao gồm tiền lương và các khoản trích theo lương của nhân viên phục vụ phòng, dọn phòng.
Chi phí sản xuất chung:
- Chi phí tiền lương: Lương và các khoản trích theo lương của nhân viên quản lý khách sạn, nhân viên vệ sinh chung, nhân viên bảo vệ…
- Chi phí vật liệu: Mua báo, hoa tươi, nước uống chung tại phòng tiếp khách hay phòng chờ.
- Chi phí công cụ, dụng cụ: Phân bổ chi phí Drap, gối, mền, khăn tắm, khăn mặt, tranh treo tại phòng, bàn ghế, giường tủ, máy lạnh, máy nước nóng, máy sấy tóc, tivi…
- Chi phí khấu hao: Khấu hao nhà, dàn lạnh và các thiết bị khác trong khách sạn…
- Chi phí dịch vụ mua ngoài: Tiền điện, nước, điện thoại…
- Chi phí bằng tiền khác: Vệ sinh, phòng cháy nổ…
- Các chi phí trên được tập hợp với Tài khoản tính giá thành (TK 154 theo phương pháp kê khai thường xuyên hoặc TK 631 nếu theo phương pháp kiểm kê định kỳ). Không có chi phí dịch vụ dở dang cuối kỳ…
6. Yêu cầu đối với công việc kế toán trong đơn vị kinh doanh dịch vụ khách sạn
Để đảm nhiệm vị trí kế toán tổng hợp khách sạn, bạn cần có bằng tốt nghiệp Trung cấp/ Cao đẳng/ Đại học chuyên ngành kế toán, kiểm toán hoặc tương đương.
- Tối thiểu 2 năm kinh nghiệm ở việc trí tương đương (kinh nghiệm trong ngành khách sạn là một lợi thế).
- Sử dụng thành thạo vi tính văn phòng đặc biệt là Excel.
- Tiếng Anh cơ bản
- Nắm vững các nghiệp vụ kế toán.
- Sử dụng thành thạo các phần mềm kế toán như Misa, Smile….
- Nhanh nhẹn, hoạt bát, có tinh thần trách nhiệm cao.
- Trung thực, cẩn thận, nhiệt tình, năng động, hòa đồng, thân thiện.
- Có khả năng chịu áp lực công việc.
7. Kế toán dịch vụ nhà hàng khách sạn mới nhất 2023
Sổ sách kế toán khách sạn là một công cụ quan trọng để ghi nhận và theo dõi các giao dịch tài chính và kế toán của khách sạn. Nó bao gồm sổ nhật ký, sổ cái, bảng cân đối kế toán, báo cáo tài chính và các tài liệu liên quan. Sổ sách kế toán khách sạn giúp cung cấp thông tin chi tiết về thu chi, lợi nhuận, tài sản và nợ phải trả, đồng thời hỗ trợ quản lý tài chính và đưa ra các quyết định kinh doanh chính xác.
Xem thêm bài viết Kế toán dịch vụ nhà hàng khách sạn mới nhất 2023.
8. Hướng dẫn hạch toán kế toán công ty dịch vụ khách sạn
Có hai cách tính hạch toán về cách hạch toán chi phí trong khách sạn:
– Cách 1:
Kế toán dùng TK 632 để theo dõi
Hạch toán như sau:
– CP NVL trực tiếp: là cp NVL trang bị cho phòng, buồng ngủ như xà phòng, trà, giấy vệ sinh, bàn chải đánh răng,nước phục vụ theo tiêu chuẩn, kem, dầu gội đầu,…:
Hạch toán vào TK 621 (theo QD15) hoặc TK 154 ( theo QD 48)
CP NC trực tiếp : bao gồm tiền lương, tiền công, các khoản phụ cấp phải trả và các khoản trích theo lương của nhân viên phục vụ phòng, buồng:
Hạch toán vào TK 622 (theo QD15) hoặc TK 154 (theo QD 48)
– CP SX chung : bao gồm lương của người quản lý trực tiếp, lương của nhân viên phục vụ như lễ tân, CP công cụ, khấu hao TSCĐ và các CP khác bằng tiền:
Hạch toán vào TK 627 (theo QD15) hoặc TK 154 ( theo QD 48)
Với hạch toán theo qd 15, cuối tháng thêm bút toán kết chuyền:
Nợ 154/ Có 621, 622, 627
Cả 2 QĐ đều kết chuyển vào giá vốn: Nợ 632/ có 154
Bàn thêm về nước uống ngoài tiêu chuẩn,
Thông thường thì các khách sạn sẽ setup cho mỗi phòng (trong mini bar) là 1 chai nước/khách/ngày, cái này gọi là nước uống trong tiêu chuẩn (đã tính trong giá cho thuê phòng)
Nếu nước uống ngoài tiêu chuẩn (khách dùng thêm) có thu thêm tiền thi phần thu này hạch toán:
Nợ 1111/ Có 5111, Có 33311,
và
Nợ 632/ có 156 , 152 của giá gốc nước thu thêm
– Cách 2:
không tính giá thành cho hoạt động khách sạn:
Kế toán không theo dõi các chi phí giá vốn trực tiếp bằng TK 632, mà tất cả các chi phí phát sinh đều phản ảnh vào 2 tài khoản chi phí bán hàng (641 theo QD15, 6421 theo QD48) và tài khoản chi phí quản lý doanh nghiệp (642 theo QD15, 6422 theo QD48).
Cả 2 cách thì kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh (lãi lỗ) đều như nhau vì hạch toán TK chi phí nào thì cũng đều là chi phí cả. Chính vì thế, cách hạch toán thứ 2 tuy không đúng, không đầy đủ theo nguyên tắc kế toán như cách 1 nhưng kết quả thuế là như nhau.
9. Hạch toán kế toán nhà hàng theo thông tư 133/2016/TT-BTC
Hạch toán kế toán nhà hàng theo Thông tư 133/2016/TT-BTC có quy định rõ các tài khoản, phương pháp và quy trình kế toán. Cụ thể, nó định nghĩa tài khoản thu, chi, tồn kho, thuế và các khoản phải trả. Hạch toán kế toán nhà hàng theo thông tư này giúp đảm bảo tính chính xác và tuân thủ quy định pháp luật trong việc ghi nhận và báo cáo tài chính của nhà hàng.
Đọc bài viết Hạch toán kế toán nhà hàng theo thông tư 133/2016/TT-BTC để biết thêm chi tiết.
10. Kế toán dịch vụ lưu trú
Kế toán dịch vụ lưu trú đóng vai trò quan trọng trong việc quản lý tài chính của các doanh nghiệp ngành du lịch và khách sạn. Nó bao gồm việc ghi nhận các giao dịch liên quan đến phòng trọ, dịch vụ ăn uống, hoạt động bán hàng và thu chi khác. Kế toán dịch vụ lưu trú giúp theo dõi doanh thu, chi phí, lợi nhuận, kiểm soát khoản nợ phải thu và nợ phải trả, đồng thời cung cấp thông tin quan trọng để hỗ trợ quản lý và ra quyết định kinh doanh hiệu quả.
Nếu bạn muốn biết thêm chi tiết, tham khảo bài viết Dịch vụ kế toán cho công ty dịch vụ lưu trú.
11. Tầm quan trọng của kế toán đối với doanh nghiệp kinh doanh dịch vụ khách sạn
- Hỗ trợ kế toán trưởng những công việc kế toán
Hàng tháng, hàng quý nhân viên kế toán sẽ cùng họp bàn với kế toán trưởng để xây dựng ngân sách hoạt động cho khách sạn và sự báo tình hình tài chính trong khoảng thời gian cụ thể đó.
Phối hợp với các bộ phận dịch vụ trong khách sạn kiểm tra và giám sát việc sử dụng các khoản chi đã được phê duyệt. Tổng hợp và phân tích các khoản chi phí đã sử dụng với khoản doanh thu mà khách sạn thu về để đảm bảo nguồn vốn của khách sạn được sử dụng hiệu quả.
Đối chiếu, rà soát những số liệu trong tài khoản ngân hàng với sổ kế toán, chủ động cân đối tài khoản, phát hiện và báo cáo kịp thời các sai sót.
- Xây dựng, thực hiện và giám sát quy trình thực hiện của bộ phận kế toán
Hàng tháng, nhân viên kế toán tổng hợp sẽ nhận bảng lương từ nhân viên kế toán lương và tiến hành rà soát lương, chế độ của nhân viên, đảm bảo các số liệu chính xác trước khi khách sạn chi trả lương.
Kế toán tổng hợp phải thường xuyên theo dõi và cập nhật những thay đổi trong chính sách về thuế, đảm bảo những chứng từ, các vấn đề liên quan đến thuế của khách sạn được xử lý đúng quy trình, hợp lý và hợp lệ.
Bên cạnh đó, hàng tháng kế toán tổng hợp sẽ phối hợp với nhân viên trong bộ phận chuẩn bị báo cáo tài chính, thuế và thực hiện các bảng báo cáo về chi phí của khách sạn.
- Theo dõi hàng hoá xuất nhập
Mỗi ngày nhân viên kế toán phải nhắc nhở kế toán phụ trách từng bộ phận trong khách sạn chuyển giao chứng từ đúng thời hạn. Sau đó, xem xét lại những chứng từ đó đã hợp lý và hợp lệ chưa và lưu trữ những chứng từ đó theo quy định của khách sạn.
Ngoài các chứng từ theo quy định của khách sạn, nhân viên kế toán tổng hợp sẽ phải lập bảng kê thu mua hàng đối với những mặt hàng không có hoá đơn. Đồng thời, báo cáo với kế toán trưởng hay giám đốc phụ trách nếu xuất hiện trường hợp nhập/xuất không đúng nguyên tắc kế toán.
12. Bài tập kế toán khách sạn
Bài tập kế toán khách sạn là một phần quan trọng trong việc quản lý tài chính và thu chi của khách sạn. Nó bao gồm việc ghi nhận các giao dịch, lập báo cáo thu chi, tính toán lợi nhuận, và quản lý quỹ tiền mặt. Bài tập này giúp học viên rèn kỹ năng kế toán và hiểu rõ về hoạt động kinh doanh trong ngành khách sạn.
Tham khảo thêm một số dạng bài tập kế toán khách sạn tại Mẫu Bài tập định khoản kế toán tài sản cố định.
13. Danh sách các phần mềm kế toán nhà hàng
Phần mềm kế toán nhà hàng là công cụ quan trọng giúp quản lý tài chính, thu chi và báo cáo trong ngành nhà hàng. Nó cung cấp tính năng như quản lý hóa đơn, theo dõi doanh thu, tính lương nhân viên và quản lý kho. Phần mềm kế toán nhà hàng giúp tối ưu hóa quy trình kế toán, giảm lỗi và tiết kiệm thời gian, đồng thời cung cấp thông tin chính xác để hỗ trợ quản lý kinh doanh hiệu quả.
Xem thêm bài viết Danh sách các phần mềm kế toán nhà hàng.
14. Câu hỏi thường gặp
Dịch vụ kế toán cho khách sạn bao gồm những gì?
Dịch vụ kế toán cho khách sạn bao gồm quản lý thu chi, tài sản, lương bổng, thuế và tư vấn chiến lược tài chính.
Tại sao khách sạn cần dịch vụ kế toán?
Dịch vụ kế toán giúp khách sạn quản lý tài chính hiệu quả, đảm bảo tuân thủ pháp luật, đánh giá hiệu suất kinh doanh và phát triển chiến lược.
Ai có thể cung cấp dịch vụ kế toán cho khách sạn?
Các công ty kế toán hoặc chuyên gia tài chính có kinh nghiệm trong lĩnh vực dịch vụ khách sạn có thể cung cấp dịch vụ kế toán cho khách sạn.
Vậy là các bạn đã xem toàn bộ nội dung Kế toán dịch vụ khách sạn của Zluat chúng tôi! Nếu có gì thắc mắc và cần tư vấn hãy liên hệ với chúng tôi!
