Có được ký sẵn vào giấy tờ trước khi đem ra công chứng, chứng thực không?
Theo quy định tại Điều 24 Nghị định 23/2015/NĐ-CP về thủ tục chứng thực chữ ký thì:
“Điều 24. Thủ tục chứng thực chữ ký
1. Người yêu cầu chứng thực chữ ký của mình phải xuất trình các giấy tờ sau đây:
a) Bản chính hoặc bản sao có chứng thực Giấy chứng minh nhân dân hoặc Hộ chiếu còn giá trị sử dụng;
b) Giấy tờ, văn bản mà mình sẽ ký.
2. Người thực hiện chứng thực kiểm tra giấy tờ yêu cầu chứng thực, nếu thấy đủ giấy tờ theo quy định tại Khoản 1 Điều này, tại thời điểm chứng thực, người yêu cầu chứng thực minh mẫn, nhận thức và làm chủ được hành vi của mình và việc chứng thực không thuộc các trường hợp quy định tại Điều 25 của Nghị định này thì yêu cầu người yêu cầu chứng thực ký trước mặt và thực hiện chứng thực như sau:
a) Ghi đầy đủ lời chứng chứng thực chữ ký theo mẫu quy định;
b) Ký, ghi rõ họ tên, đóng dấu của cơ quan, tổ chức thực hiện chứng thực và ghi vào sổ chứng thực.
Đối với giấy tờ, văn bản có từ (02) hai trang trở lên thì ghi lời chứng vào trang cuối, nếu giấy tờ, văn bản có từ 02 (hai) tờ trở lên thì phải đóng dấu giáp lai.
…”
Bên cạnh đó, tại khoản 1 Điều 48 Luật Công chứng 2014 quy định:
“Điều 48. Ký, điểm chỉ trong văn bản công chứng
1. Người yêu cầu công chứng, người làm chứng, người phiên dịch phải ký vào hợp đồng, giao dịch trước mặt công chứng viên.
Trong trường hợp người có thẩm quyền giao kết hợp đồng của tổ chức tín dụng, doanh nghiệp khác đã đăng ký chữ ký mẫu tại tổ chức hành nghề công chứng thì người đó có thể ký trước vào hợp đồng; công chứng viên phải đối chiếu chữ ký của họ trong hợp đồng với chữ ký mẫu trước khi thực hiện việc công chứng.
…”
Theo đó, việc công chứng, chứng thực các loại giấy tờ (như giấy ủy quyền, hợp đồng, …) thì người yêu cầu công chứng, chứng thực phải ký vào các loại giấy tờ này trước mặt công chứng viên hoặc người thực hiện chứng thực, trừ trường hợp yêu cầu công chứng mà người có thẩm quyền giao kết hợp đồng của tổ chức tín dụng hoặc doanh nghiệp khác đã đăng ký chữ ký mẫu tại tổ chức hành nghề công chứng.
Như vậy, việc ký sẵn vào các loại giấy tờ cần công chứng, chứng thực được xem là không hợp lệ (trừ trường hợp mẫu chữ ký đã đăng ký tại tổ chức hành nghề công chứng trước đó). Trường hợp này, công chứng viên hoặc người thực hiện chứng thực có thể yêu cầu soạn thảo lại các loại giấy tờ đó và ký trước mặt để đảm bảo tính hợp lệ của các loại giấy tờ cần công chứng, chứng thực.
Văn bản công chứng bị sai lỗi kỹ thuật có phải làm lại?
Theo quy định tại Điều 50 Luật Công chứng 2014 về sửa lỗi kỹ thuật trong văn bản công chứng thì:
“Điều 50. Sửa lỗi kỹ thuật trong văn bản công chứng
1. Lỗi kỹ thuật là lỗi do sai sót trong khi ghi chép, đánh máy, in ấn trong văn bản công chứng mà việc sửa lỗi đó không làm ảnh hưởng đến quyền và nghĩa vụ của người tham gia hợp đồng, giao dịch.
2. Việc sửa lỗi kỹ thuật trong văn bản công chứng được thực hiện tại tổ chức hành nghề công chứng đã thực hiện việc công chứng đó. Trường hợp tổ chức hành nghề công chứng đã thực hiện việc công chứng chấm dứt hoạt động, chuyển đổi, chuyển nhượng hoặc giải thể thì tổ chức hành nghề công chứng đang lưu trữ hồ sơ công chứng thực hiện việc sửa lỗi kỹ thuật.
3. Công chứng viên thực hiện việc sửa lỗi kỹ thuật có trách nhiệm đối chiếu từng lỗi cần sửa với các giấy tờ trong hồ sơ công chứng, gạch chân chỗ cần sửa, sau đó ghi chữ, dấu hoặc con số đã được sửa vào bên lề kèm theo chữ ký của mình và đóng dấu của tổ chức hành nghề công chứng. Công chứng viên có trách nhiệm thông báo việc sửa lỗi kỹ thuật đó cho người tham gia hợp đồng, giao dịch.”
Như vậy, văn bản công chứng bị sai lỗi kỹ thuật thì không bắt buộc phải thực hiện lại mà có thể được sửa lỗi kỹ thuật đó, nhưng việc sửa lỗi phải được thực hiện tại tổ chức hành nghề công chứng đã thực hiện trước đó, nếu tổ chức này chấm dứt hoạt động, chuyển đổi, chuyển nhượng hoặc giải thể thì sửa lỗi kỹ thuật tại tổ chức hành nghề công chứng đang lưu trữ hồ sơ công chứng.
Trên đây là toàn bộ quy định của pháp luật về Có được ký sẵn vào giấy tờ trước khi đem ra công chứng, chứng thực không? Zluat xin gửi đến quý bạn đọc. Trường hợp có các thắc mắc cần giải đáp liên quan đến pháp luật quý bạn đọc có thể liên hệ Zluat để được tư vấn trực tiếp bởi Luật sư Lâm Hoàng Quân, Luật sư Trịnh Văn Long và các Luật sư có kinh nghiệm khác.
