Thủ tục thành lập doanh nghiệp năm 2022.

Thủ tục thành lập doanh nghiệp là việc chuẩn bị các loại giấy tờ, thông tin bắt buộc đã được quy định cũng như hoàn thiện các biểu mẫu theo quy định tại Luật Doanh Nghiệp 2020. Sau khi đã chuẩn bị đầy đủ hồ sơ đăng ký doanh nghiệp, người thành lập doanh nghiệp sẽ tiến hành nộp hồ sơ tại Sở Kế Hoạch Đầu Tư tỉnh/thành phố nơi công ty dự kiến đặt trụ sở chính.

Vậy, chi tiết các loại giấy tờ, hồ sơ cần chuẩn bị để đăng ký kinh doanh, bao gồm những gì? Hãy cùng Zluat tìm hiểu qua nội dung sau.

Căn cứ pháp lý của thủ tục thành lập công ty 2022

Nơi nhận hồ sơ và trả kết quả thành lập doanh nghiệp

Cơ quan thụ lý và giải quyết hồ sơ đăng ký thành lập doanh nghiệp: Sở Kế Hoạch Đầu Tư tỉnh/thành phố trực thuộc trung ương nơi doanh nghiệp dự định đặt trụ sở
Hiện nay, với mục tiêu số hóa thủ tục thành lập công ty, có rất nhiều Sở Kế Hoạch Đầu Tư tỉnh/thành Phố đã khuyến khích doanh nghiệp thành lập mới thực hiện việc nộp đơn đăng ký doanh nghiệp qua website https://dangkykinhdoanh.gov.vn/ để rút ngắn thời gian thực hiện hồ sơ, hạn chế đi lại.
Lưu ý: Từ năm 2022, tại Tp. Hồ Chí Minh và Tp. Hà Nội, sở kế hoạch đầu tư của 02 thành phố này chỉ nhận hồ sơ đăng ký thành lập doanh nghiệp nộp online qua cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp, không nhận hồ sơ nộp trực tiếp (bản giấy).

Quy trình thành lập công ty

Giai đoạn 1: Chuẩn bị giấy tờ tùy thân để thành lập doanh nghiệp 

Căn cứ vào Luật Doanh nghiệp 2020, khi thành lập công ty, cá nhân cần chuẩn bị 1 trong các loại giấy tờ sau: Giấy chứng minh nhân dân; hoặc thẻ căn cước công dân; hoặc hộ chiếu: bàn sao y, công chứng không quá 3 tháng.

Số lượng: 1 thành viên/1 giấy tờ tùy thân.

Giai đoạn 2: Chuẩn bị thông tin thành lập công ty

Bước 1: Lựa chọn loại hình công ty định thành lập. Với Luật Doanh Nghiệp 2020, có 5 loại hình công ty cho khối doanh nghiệp tư nhân. Trong đó, có 3 loại hình công ty phổ biến thường được đăng ký, đó là: công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên, công ty trách nhiệm hữu hạn 2 thành viên trở lên và công ty cổ phần. Bạn phải xác định được loại hình công ty mà bạn muốn thành lập, trước khi chuẩn bị các bước tiếp theo.

Bước 2: Xác định thông tin cá nhân của chủ sở hữu/thành viên công ty hoặc cổ đông. Xác định người đại diện theo pháp luật và chức danh cụ thể của người đại diện theo pháp luật. (Giám đốc/Tổng giám đốc).

Bước 3: Chuẩn bị tên doanh nghiệp. Hiện tại, tên doanh nghiệp đã được đồng bộ hóa  dữ liệu trên cổng thông tin doanh nghiệp quốc gia. Việc đăng ký tên doanh nghiệp trùng hoặc gây nhầm lẫn sẽ không được chấp thuận khi đăng ký doanh nghiệp.

Bước 4: Xác định vốn điều lệ của doanh nghiệp. Tùy thuộc vào ngành nghề và đặc điểm của hoạt động sản xuất kinh doanh của riêng bạn, hãy đăng ký vốn điều lệ phù hợp. Vốn điều lệ không chỉ ảnh hưởng đến năng lược hoạt động của công ty bạn (về mặt pháp lý) mà còn ảnh hưởng đến số thuế môn bài phải nộp hằng năm. Vốn điều lệ từ 10 tỷ trở xuống, lệ phí môn bài: 2 triệu/năm. Trên 10 tỷ, lệ phí môn bài: 3 triệu/năm.

Bước 5: Xác định địa chỉ trụ sở chính. Địa chỉ trụ sở chính phải thuộc quyền sở hữu hợp pháp của doanh nghiệp. Địa chỉ trụ sở chính khi đăng ký thành lập doanh nghiệp phải rõ ràng từ mức địa chỉ cấp 4, bao gồm: số nhà, tên đường/thôn/xóm/ấp – Xã/phường/Thị trấn – Quận/Huyện/Thị Xã/Thành phố trực thuộc tỉnh – Tỉnh/Thành phố trực thuộc trung ương.

Bước 6: Xác định ngành nghề kinh doanh của doanh nghiệp. Doanh nghiệp được đăng ký không hạn chế các ngành nghề mà pháp luật không cấm. Khi đăng ký thành lập doanh nghiệp, ngành nghề phải được mã hóa và đăng ký theo mã ngành cấp 4 đã được quy định tại quyết định 27/2018/QĐ-TTg.

Bước 7: Ngoài ra, theo Luật Doanh Nghiệp 2020 có quy định, khi nộp hồ sơ đăng ký kinh doanh, doanh nghiệp bắt buộc phải đăng ký số điện thoại công ty. Số điện thoại này có thể là số điện thoại bàn hoặc số điện thoại di động.

Giai đoạn 3: Soạn thảo hồ sơ và quy trình nộp hồ sơ thành lập doanh nghiệp

Bước 1: Hồ sơ thành lập công ty

Hồ sơ mở doanh nghiệp sẽ bao gồm những biểu mẫu đã được quy định cụ thể tại Luật Doanh Nghiệp 2020 và Nghị định số 01/2021/NĐ-CP. Tùy thuộc vào từng loại hình doanh nghiệp cụ thể, sẽ có những biểu mẫu khác nhau. Nhưng cơ bản, sẽ bao gồm những biểu mẫu sau:

• Giấy đề nghị đăng ký doanh nghiệp (Mẫu bắt buộc theo Thông tư 01/2021/TT-BKHĐT)
• Điều lệ công ty được soạn thảo dựa theo luật doanh nghiệp 2020
• Phụ lục I-2: áp dụng cho công ty TNHH Một Thành Viên
• Phụ lục I-3: áp dụng cho công ty TNHH Hai thành viên trở lên
• Phụ lục I-4: áp dụng cho công ty cổ phần
• Danh sách thành viên góp vốn đối với công ty TNHH Hai Thành viên trở lên; Danh sách cổ đông góp vốn đối với công ty Cổ Phần
• Giấy tờ chứng thực cá nhân (Chứng minh nhân dân/Căn Cước Công Dân/Hộ chiếu) sao y, bản chính không quá 03 tháng của tất cả các thành viên công ty/chủ sở hữu. Và giấy tờ cá nhân sao y bản chính không quá 03 tháng của người được ủy quyền làm thủ tục đăng ký thành lập doanh nghiệp (Nếu có)
• Giấy ủy quyền cho người trực tiếp thực hiện việc nộp hồ sơ tại Sở Kế Hoạch Đầu Tư (nếu cá nhân đi nộp không phải là đại diện pháp luật của công ty)

Lưu ý: tất cả các thành viên doanh nghiệp/chủ sở hữu ký tên vào các hồ sơ được liệt kê bên trên. Nên ký hồ sơ bằng mực xanh và chữ ký nên đồng nhất giữa tất cả hồ sơ.

Bước 2: Quy trình nộp hồ sơ thành lập công ty và thời gian trả kết quả đăng ký doanh

Cách 1: Nộp hồ sơ đăng ký thành lập doanh nghiệp trực tiếp tại sở KH-ĐT

• Bước 1: Soạn, ký hồ sơ và chuẩn bị đầy đủ giấy tờ tùy thân như đã liệt kê bên trên
• Bước 2: Đến Phòng Đăng Ký Kinh Doanh – Sở Kế Hoạch Đầu Tư tỉnh/thành phố nơi doanh nghiệp đặt trụ sở để nộp hồ sơ
• Bước 3: Chuyên viên phòng Đăng Ký Kinh doanh sẽ kiểm tra tính hợp lệ của bộ hồ sơ và bàn giao cho doanh nghiệp 1 biên nhận có ghi rõ ngày trả kết quả đăng ký doanh nghiệp (03 ngày làm việc kể từ ngày nộp hồ sơ)
• Bước 4: Doanh nghiệp căn cứ theo lịch hẹn trên giấy biên nhận để nhận kết quả thành lập công ty.

Sẽ xảy ra 2 trường hợp:

• Trường hợp 1: Nếu hồ sơ không có sai sót: Phòng Đăng Ký Kinh Doanh sẽ tiến hành cấp giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp cho doanh nghiệp.
• Trường hợp 2: Nếu hồ sơ có sai sót như: tên công ty bị trùng, gây nhầm lẫn, ngành nghề kinh doanh đăng ký sai mã ngành, địa chỉ công ty không hợp lệ,…doanh nghiệp phải soạn lại hồ sơ theo hướng dẫn và nộp lại hồ sơ đăng ký thành lập doanh nghiệp đã điều chỉnh và phải chờ thêm 03 ngày làm việc để nhận kết quả thành lập công ty.

Khi nộp hồ sơ trực tiếp (hồ sơ soạn và nộp thủ công) thời hạn tối thiểu từ ngày nộp hồ sơ đến ngày có giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp tối thiểu là 03 ngày làm việc.

• Ưu điểm: không cần tìm hiểu quy trình nộp hồ sơ qua mạng. Soạn hồ sơ là có thể nộp được ngay.
• Nhược điểm:
  • Tại Tp. Hồ Chí Minh và Hà Nội, Sở Kế Hoạch Đầu Tư hiện tại không nhận hồ sơ trực tiếp, việc thực hiện thủ tục đăng ký thành lập công ty tất cả phải làm online qua cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.
  • Nếu xảy ra sai sót, cần bổ sung hồ sơ, thì việc đi lại sẽ rất mất thời gian

Cách 2: nộp hồ sơ đăng ký kinh doanh thông qua hệ thống Cổng Thông Tin Quốc Gia về đăng ký doanh nghiệp

• Bước 1: Đăng nhập cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp bằng tài khoản đăng ký kinh doanh
• Bước 2: Tạo hồ sơ đăng ký thành lập doanh nghiệp theo từng đề mục của mà hệ thống yêu cầu
• Bước 3: Scan hồ sơ đã soạn và tải file đính kèm
• Bước 4: Ký xác thực và nộp hồ sơ vào phòng đăng ký kinh doanh
• Bước 5: Sau 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận hồ sơ đăng ký qua mạng, hệ thống sẽ gởi email thông báo về tính hợp lệ của hồ sơ đăng ký.

Có 2 trường hợp xảy ra:

• Trường hợp 1: nếu hồ sơ hợp lệ, doanh nghiệp tiến hành in thông báo chấp thuận được gởi từ cổng thông tin doanh nghiệp quốc gia, cùng giấy ủy quyền (nếu có): và liên hệ phòng đăng ký doanh nghiệp để nhận giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp
• Trường hợp 2: nếu hồ sơ cần bổ sung, điều chỉnh thông tin, trong thời hạn 03 ngày làm việc, Sở KH-ĐT sẽ phản hồi qua email các lỗi cần chỉnh sửa. Doanh nghiệp chỉ cần chỉnh sửa theo yêu cầu và nộp lại hồ sơ. Và 03 ngày làm việc kế tiếp, Sở KH-ĐT sẽ phản hồi kết quả thông qua email. Khi đó, doanh nghiệp làm theo bước 6.1, 01 ngày sau sẽ nhận được GPKD

Khi nộp hồ sơ thông qua hệ thống đăng ký doanh nghiệp trên cổng thông tin doanh nghiệp quốc gia. Kể từ ngày nộp hồ sơ đến khi nhận được giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp là 03 ngày làm việc

• Ưu điểm:
  • Hồ sơ được hướng dẫn rất cụ thể qua email được phản hồi từ phòng đăng ký kinh doanh – Sở KH-ĐT tỉnh/thành phố trực thuộc trung ương. Nếu có sai sót, doanh nghiệp không cần đến sở KH-ĐT để được hướng dẫn, hạn chế thời gian đi lại
  • Không phải đến nộp hồ sơ trong 1 khung giờ hạn hẹp nếu đăng ký thành lập doanh nghiệp tại Tp.Hồ Chí Minh và Hà Nội.
• Nhược điểm: Phải nhập thông tin thành đăng ký thành lập công ty 2 lần: lần 1 – tại cổng thông tin doanh nghiệp quốc gia. Lần 2 – tại bộ biểu mẫu đăng ký thành lập công ty được quy định tại Nghị định 01/2021/ND-CP. Việc cập nhật thông tin công ty 2 lần có thể xảy ra việc sai lệch thông tin khi nhập liệu.

Lưu ý khi đăng ký thành lập doanh nghiệp qua hệ thống thông tin doanh nghiệp quốc gia

Việc nhập liệu trong bộ hồ sơ đăng ký thành lập công ty và tại cổng thông tin doanh nghiệp quốc gia phải đồng nhất. Nếu xảy ra sai lệch thông tin giữa 2 loại hồ sơ này, bạn phải cập nhật, bổ sung lại dữ liệu và sẽ mất thêm 03 ngày làm việc để Sở KH-DT cấp giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp.

Giai đoạn 4: Thủ tục pháp lý sau khi thành lập công ty

Với việc đơn giản hóa thủ tục đăng ký doanh nghiệp, từ khi Luật Doanh Nghiệp 2020 có hiệu lực ngày 01/07/2015, thì mã số doanh nghiệp và mã số thuế là 1. Quy trình cấp mã số thuế và mã số doanh nghiệp được hiểu đơn giản như sau:

Mã số doanh nghiệp

Doanh nghiệp nộp hồ sơ đăng ký thành lập công ty tại Sở KH-ĐT tỉnh/thành phố trực thuộc trung ương => hồ sơ đăng ký doanh nghiệp hợp lệ => Sở KH-ĐT sẽ gởi 1 “lệnh” lên hệ thống liên thông giữa sở KH-ĐT và cục thuế tỉnh/thành phố => Cục thuế tỉnh/thành phố sẽ căn cứ vào hệ thống quản lý, cấp 1 dãy số gồm 10 chữ số (mã số thuế) lên hệ thống liên thông=> Sở kế hoạch đầu tư sẽ dùng dãy số này và cấp mã số doanh nghiệp.

Như vậy, từ năm 2015, Sở KH-ĐT sẽ không kiểm tra, xác minh các thông tin mà doanh nghiệp đăng ký. Sở KH-ĐT sẽ cấp phép khi bộ hồ sơ đăng ký doanh nghiệp hợp lệ. Việc kiểm tra thông tin doanh nghiệp sau thành lập, sẽ do chi cục thuế/cục thuế quản lý trực tiếp. Vì thế, sau khi nhận được giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, bạn phải thực hiện các thủ tục pháp lý sau đây để tuân thủ các quy định về thuế, tránh bị phạt đáng tiếc.

Bước 1: Khắc con dấu tròn công ty
Bước 2: Đặt bảng hiệu công ty và gắn bảng hiệu trước địa chỉ trụ sở chính. Không có quy định cụ thể về nội dung, kích thước bảng hiệu. Nhưng bảng hiệu phải đảm bảo rõ ràng, thể hiện được 3 thông tin cơ bản của công ty đó là: Tên công ty – Mã số thuế – Địa chỉ.

Bước 3: Kê khai thuế ban đầu với chi cục thuế/cục thuế quản lý. Hồ sơ kê khai thuế ban đầu sẽ bao gồm một số hồ sơ sau: Công văn đăng ký phương pháp trích khấu hao tài sản cố định. Công văn đăng ký hình thức kế toán. Quyết định bổ nhiệm kế toán, bổ nhiệm giám đốc….Hồ sơ thuế ban đầu là không cố định về biểu mẫu cũng như số lượng biểu mẫu. Tùy chi cục thuế/cục thuế quản lý, sẽ có những yêu cầu khác nhau về biểu mẫu đăng ký.
Bước 4: mở tài khoản ngân hàng cho công ty. Vì trong quá trình hoạt động, những hóa đơn mua vào từ 20 triệu trở lên phải được chuyển khoản từ tài khoản bên mua (công ty bạn) qua tài khoản công ty bên bán. Lúc đó, những khoản chi phí này mới được xem là chi phí được trừ (chi phí hợp lý, hợp lệ) của doanh nghiệp theo Luật Quản Lý Thuế.
Bước 5: Đăng ký chữ ký số và đăng ký tài khoản tại hệ thống thuế điện tử của Tổng Cục Thuế. Từ năm 2013, việc kê khai thuế bắt buộc phải thực hiện qua mạng.

Bước 6: Đăng ký hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế và nộp quyết định sử dụng hóa đơn. Từ tháng 04/2022, việc sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế đã được áp dụng trên toàn quốc

Trên đây là tất cả những thủ tục và quy trình thành lập doanh nghiệp đã được Zluat hệ thống lại một cách ngắn gọn, xúc tích nhất từ bước chuẩn bị thông tin thành lập công ty đến bước cuối cùng là hoàn thiện thủ tục pháp lý và công ty có thể đi vào hoạt động. Nếu còn bất cứ thắc mắc nào về thủ tục thành lập doanh nghiệp, hãy liên hệ ngay với chúng tôi để được tư vấn.