Cách sắp xếp hồ sơ vụ việc dân sự tại Tòa án.

Hồ sơ vụ án dân sự là tập hợp các giấy tờ, tài liệu cần thiết do Toà án thu thập hoặc soạn thảo trong quá trình thụ lí một vụ án dân sự. Được biết trong một số vụ án, hồ sơ vụ án có khối lượng rất lớn. Vậy, trước khi nghiên cứu cần phải làm gì để sắp xếp hồ sơ một cách khoa học và hợp lý. Mời quý bạn đọc cùng theo dõi nội dung Cách sắp xếp hồ sơ vụ việc dân sự tại Tòa án trong bài viết dưới đây.

1. Khái niệm hồ sơ vụ án dân sự

Trước hết, vụ án dân sự là việc có sự tranh chấp về quyền và nghĩa vụ giữa các đương sự mà họ không thể thương lượng được nên nhờ Tòa án giải quyết.

Hồ sơ vụ án dân sự là tập hợp các giấy tờ, tài liệu do Toà án thu thập hoặc soạn thảo trong quá trình thụ lí một vụ án dân sự và cần thiết cho việc giải quyết vụ án đó.

Thực tiễn xét xử thường phân biệt các thành phần của hồ sơ theo cách như sau: các ghi chép về lai lịch của vụ án, cho phép phân biệt vụ án này với vụ án khác như ngày thụ lÍ, số thụ lí, lai lịch của cáo bên, của người đại diện, người có quyền và lợi ích liên quan (nếu có), loại vụ việc, Thẩm phán phụ tách vụ việc;… các giấy tờ liên quan đến thủ tục giải quyết vụ án: quyết định về các biện pháp khẩn cấp tạm thời, quyết định trưng cầu giám định, các ý kiến, thư từ giao dịch; giấy triệu tập, giấy ủy quyền:.. các giấy tờ, tài liệu liên quan đến nội dung của vụ án: đơn kiện, tường trình, tài liệu chứng minh, piên bản giám định,… các biên bản lấy lời khai, biên pản hoà giải; các ghi chép về diễn biến của các phiên toà; bản án, quyết định của Toà án.

2. Ý nghĩa của hồ sơ vụ án dân sự

Hồ sơ vụ án dân sự giúp Toà án có các thông tin cập nhật về tiến trình thụ lí và giải quyết vụ án, nhất là về các quyết định đã được đưa ra và các biện pháp đã được thực hiện trong quá trình tố tụng, đồng thời, dựng lại diễn biến của việc thụ lí và xét xử vụ án qua các giai đoạn tố tụng. Qua hồ sơ, có thể biết được nội dung của vụ án; đặc biệt, trong trường hợp có kháng cáo, kháng nghị, Toà án cấp trên có thể dựa vào hồ sơ để có thể hình dung toàn bộ lịch sử của vụ án. Hồ sơ vụ án dân sự còn là nguồn tài liệu, tư liệu cho hoạt động nghiên cứu khoa học luật.

3. Cách sắp xếp hồ sơ vụ việc dân sự tại Tòa án

Muốn nghiên cứu hồ sơ đạt hiệu quả cao, tiết kiệm được thời gian, giúp cho việc xem xét, ghi nhớ, phân tích, đánh giá các tài liệu đó được khách quan, thuận lợi thì phải sắp xếp hồ sơ theo một trật tự nhất định là rất cần thiết. Đặc biệt vụ án có nhiều đương sự, nhiều nhân chứng và họ có nhiều lời khai khác nhau; có nhiều văn bản yêu cầu và kết luận giám định, nhiều văn bản ghi kết quả những lần định giá, thẩm định giá, nhiều văn bản xem xét, thẩm định tại chỗ trong những thời điểm khác nhau, V.V.. Hồ sơ có hàng trăm bút lục thì việc sắp xếp hồ sơ khoa học, có đánh số bút lục trước khi nghiên cứu có ý nghĩa đặc biệt quan trọng không chỉ đôì với Thẩm phán ở cấp sơ thẩm mà còn ý nghĩa tác dụng trong quá trình quản lý, sử dụng của cấp phúc thẩm, cấp giám đốc thẩm và công tác lưu trữ, khai thác sau đó.

Dù việc sắp xếp hồ sơ có ý nghĩa thực tiễn rất cao, nhưng không phải Thẩm phán nào, Chánh án nào cũng có ý thức quan tâm đầy đủ về vấn đề này, đây là vấn đề mà các Thẩm phán cần phải quan tâm lưu ý rút kinh nghiệm.

Việc sắp xếp hồ sơ nên theo từng tập, theo thứ tự thời gian:

Tập một gồm, các văn bản tố tụng. Trong tập này chia ra theo chủ đề thành nhiều tập nhỏ là tập các giấy báo, giấy triệu tập đương sự, nhân chứng, quyết định đưa vụ án ra xét xử, tập các văn bản, quyết định trưng cầu giám định, định giá, V.V.. Mỗi tập nhỏ của từng chủ đề đều phải sắp xếp theo thứ tự thời gian, để tiện nghiên cứu, khai thác.

Tập hai gồm, các tài liệu, các nguồn chứng cứ do đương sự giao nộp hay do Tòa án trực tiếp thu thập. Nếu vụ án có nhiều đương sự, có nhiều lời khai của nhân chứng, có nhiều biên bản định giá, nhiều kết luận giám định, nhiều tài liệu khác do đương sự, cơ quan tổ chức, cá nhân cung cấp cho Tòa án, V.V.. thì chia ra nhiều tập nhỏ gồm:

– Tập lời khai của nguyên đơn,

– Tập lời khai của bị đơn,

– Tập lời khai của nhân chứng,

– Tập xem xét thẩm định tại chỗ (nếu xem xét, thẩm định nhiều lần; nhiều tài sản, ở nhiều thời điểm khác nhau vối nhiều biên bản xem xét, thẩm định thì mới xếp thành tập riêng),

– Tập các biên bản định giá,

– Tập các tài liệu dùng để giám định, biên bản kết luận giám định,

– Tập các tài liệu, chứng cứ khác.

Sau khi xét xử sơ thẩm thì có tập ba là: các tài liệu về phiên tòa sơ thẩm gồm biên bản phiên tòa, biên bản nghị án, bản án sơ thẩm…

Tập bốn: gồm các tài liệu về kháng cáo, kháng nghị, tài liệu, chứng cứ đương sự nộp khi kháng cáo…

Tập năm là: Tập phúc thẩm gồm biên bản phiên tòa, biên bản nghị án, bản án phúc thẩm.

Lời khai của mỗi nguyên đơn, mỗi bị đơn, mỗi nhân chứng (có nhiều lời khai) thì sắp xếp vào một tập và luôn luôn xếp theo thứ tự thời gian.

Khi sắp xếp các tài liệu phải kiểm tra đã đánh số bút lục và có danh mục tài liệu chưa? Nếu hồ sơ chưa được đánh số bút lục, chưa có danh mục tài liệu thì Thẩm phán phải kịp thời bổ sung. Nếu hồ sơ đã được đánh số’ bút lục, đã có danh mục tài liệu thì Thẩm phán phải kiểm tra xem tài liệu có trong hồ sơ có phù hợp với danh mục tài liệu không, nếu thiếu thì thiếu bút lục nào? phải tìm hiểu nguyên nhân và kịp thời khắc phục.

Trên đây là nội dung Cách sắp xếp hồ sơ vụ việc dân sự tại Tòa án. Cảm ơn quý bạn đọc đã quan tâm và theo dõi bài viết của chúng tôi. Mong rằng bài viết này sẽ cung cấp cho quý độc giả những thông tin hữu ích về nội dung trên. Nếu có thắc mắc hay cần tư vấn, quý bạn đọc vui lòng liên hệ với công ty luật Zluat để chúng tôi có thể giải đáp và tư vấn cho quý bạn đọc một cách nhanh chóng và thuận tiện nhất.