Thành lập văn phòng đại diện được xem là một trong các hình thức mở rộng hoạt động của doanh nghiệp trên thực tế, có thể cùng nằm trên một tỉnh, một khu vực với trụ sở chính của doanh nghiệp nhưng cũng có thể khác biệt về vị trí. Mỗi văn phòng đại diệ sẽ có người đứng đầu, thay mặt doanh nghiệp thực hiện hoạt động kinh doanh của mình và việc thành lập văn phòng đại diện cần phải tuân thủ theo quy định pháp luật. Vậy nên nếu việc thành lập văn phòng đại diện còn làm Quý khách hàng có nhiều thắc mắc, hay gọi ngay cho Luật sư để được tư vấn hoặc tham khảo qua nội dung bài viết sau đây.
Căn cứ pháp lý
– Luật Doanh nghiệp 2020
– Nghị định 01/2021/NĐ-CP về đăng ký doanh nghiệp
Văn phòng đại diện là gì?
Văn phòng đại diện là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp, có nhiệm vụ đại diện theo ủy quyền cho lợi ích của doanh nghiệp và bảo vệ các lợi ích đó. Văn phòng đại diện không thực hiện chức năng kinh doanh của doanh nghiệp.
Ưu điểm khi thành lập văn phòng đại diện
Có thể kể đến một số ưu điểm khi thành lập văn phòng đại diện như:
– Thực hiện chức năng của một văn phòng liên lạc, thay mặt công ty giao dịch với khách hàng;
– Thực hiện các hoạt động nghiên cứu, cung cấp thông tin, hỗ trợ doanh nghiệp tiếp cận với thị trường và đối tác mới.
Sự khác biệt giữa chi nhánh và văn phòng đại diện
|
Các tiêu chí
|
Chi nhánh
|
Văn phòng đại diện
|
|
Về hoạt động kinh doanh
|
– Ngành, nghề kinh doanh của chi nhánh phải đúng với ngành, nghề kinh doanh của doanh nghiệp. Do đó, chi nhánh được đăng ký tất cả các ngành nghề mà công ty đã đăng ký.
– Không phải bất cứ ngành nghề nào của doanh nghiệp chi nhánh cũng được phép hoạt động.
– Đối với việc chi nhánh được quyền thực hiện một phần hay toàn bộ chức năng của công ty còn tùy thuộc vào sự ủy quyền của doanh nghiệp.
|
Văn phòng đại diện không thực hiện chức năng kinh doanh của doanh nghiệp. Do đó, văn phòng đại diện không có chức năng kinh doanh mà chỉ mang chức năng đại diện theo ủy quyền của công ty
|
|
Về việc đặt tên
|
Tên chi nhánh phải bao gồm tên doanh nghiệp kèm theo cụm từ “Chi nhánh”
|
Tên văn phòng đại diện phải bao gồm tên doanh nghiệp kèm theo cụm từ “Văn phòng đại diện”
|
|
Về việc ký kết hợp đồng và xuất hóa đơn
|
Chi nhánh có nhiệm vụ thực hiện toàn bộ hoặc một phần chức năng của doanh nghiệp. Do đó, chi nhánh được phép ký kết hợp đồng kinh tế và được phép sử dụng và xuất hóa đơn
|
Văn phòng đại diện không được thực hiện chức năng kinh doanh mà chỉ làm văn phòng liên lạc, cung cấp thông tin, thực hiện hoạt động nghiên cứu và hỗ trợ doanh nghiệp tiếp cận với thị trường và các đối tác mới. Vì vậy, văn phòng đại diện không được đứng tên trên hợp đồng kinh tế cũng như không được đăng lý, sử dụng hóa đơn mà phải phụ thuộc vào doanh nghiệp
|
|
Về hạch toán thuế
|
Chi nhánh được lựa chọn hình thức hạch toán độc lập hoặc phụ thuộc khi bắt đầu thực hiện công việc kinh doanh
|
Văn phòng đại diện phải kê khai độc lập với công ty tại cơ quan thuế nơi đặt trụ sở của Văn phòng đại diện quản lý
|
|
Về các loại thuế phải nộp
|
Chi nhánh nộp thuế về cơ bản giống doanh nghiệp bình thường, bao gồm: Thuế giá trị gia tăng, thuế thu nhập doanh nghiệp, thuế thu nhập cá nhân, lệ phí môn bài.
|
Văn phòng đại diện chỉ nộp thuế thu nhập cá nhân
|
Như vậy, từ bản phân tích trên, mỗi hình thức thành lập đều có những ưu điểm riêng và việc lựa chọn loại hình nào thì cũng sẽ giúp doanh nghiệp hoạt động tốt hơn hiện nay và mở rộng được phạm vi tiếp cận đối tượng khách hàng của mình.
Văn phòng đại diện có tư cách pháp nhân không?
Chi nhánh và văn phòng đại diện đều là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp, tức mọi hoạt động của chi nhánh hay văn phòng đại diện đều phụ thuộc vào doanh nghiệp và thông qua việc uỷ quyền. Do đó, chi nhánh và văn phòng đại diện không tham gia các quan hệ pháp luật với tư cách độc lập mà phải nhân danh doanh nghiệp để thực hiện các quan hệ pháp luật nên không được coi là có tư cách pháp nhân.
Hồ sơ thành lập văn phòng đại diện
Khoản 1 Điều 31 Nghị định 01/2021/NĐ-CP của Chính phủ quy định hồ sơ đăng ký thành lập văn phòng đại diện bao gồm:
– Thông báo thành lập chi nhánh, văn phòng đại diện do người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp ký;
– Bản sao nghị quyết, quyết định và bản sao biên bản họp của Hội đồng thành viên đối với công ty trách nhiệm hữu hạn hai thành viên trở lên, công ty hợp danh, của Hội đồng quản trị đối với công ty cổ phần; nghị quyết, quyết định của chủ sở hữu công ty đối với công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên về việc thành lập chi nhánh, văn phòng đại diện;
– Bản sao giấy tờ pháp lý của cá nhân đối với người đứng đầu chi nhánh, văn phòng đại diện.
Trình tự, thủ tục đăng ký hoạt động văn phòng đại diện
Bước 1: Doanh nghiệp nộp hồ sơ đến Cơ quan đăng ký kinh doanh nơi doanh nghiệp đặt chi nhánh.
Bước 2: Tiếp nhận hồ sơ và cấp Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động chi nhánh
Cơ quan đăng ký kinh doanh có trách nhiệm xem xét tính hợp lệ của hồ sơ và cấp Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động chi nhánh
Trường hợp hồ sơ chưa hợp lệ, Cơ quan đăng ký kinh doanh phải thông báo bằng văn bản nội dung cần sửa đổi, bổ sung cho doanh nghiệp.
Trường hợp từ chối cấp Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động chi nhánh, văn phòng đại diện thì phải thông báo bằng văn bản cho doanh nghiệp và nêu rõ lý do
Thời hạn nhận kết quả
Trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận được hồ sơ hợp lệ, Phòng Đăng ký kinh doanh cấp Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động chi nhánh, văn phòng đại diện, cập nhật thông tin về địa điểm kinh doanh trong Cơ sở dữ liệu quốc gia về đăng ký doanh nghiệp cho doanh nghiệp. Trường hợp doanh nghiệp có nhu cầu, Phòng Đăng ký kinh doanh cấp Giấy chứng nhận đăng ký địa điểm kinh doanh cho doanh nghiệp. Trường hợp hồ sơ chưa hợp lệ, Phòng Đăng ký kinh doanh thông báo bằng văn bản nội dung cần sửa đổi, bổ sung cho doanh nghiệp.
Một số điểm cần lưu ý khi thành lập văn phòng đại diện
Có giới hạn về số lượng và vị trí các văn phòng đại diện của doanh nghiệp không?
Theo quy định tại khoản 1 Điều 45 Luật Doanh nghiệp 2020:
“1. Doanh nghiệp có quyền thành lập chi nhánh, văn phòng đại diện ở trong nước và nước ngoài. Doanh nghiệp có thể đặt một hoặc nhiều chi nhánh, văn phòng đại diện tại một địa phương theo địa giới đơn vị hành chính.”
Theo đó, pháp luật hiện hành không giới hạn số lượng văn phòng đại diện của doanh nghiệp. Doanh nghiệp có thể đặt một hoặc nhiều văn phòng đại diện tại một địa phương theo địa giới đơn vị hành chính.
Pháp luật quy định thế nào về tên văn phòng đại diện?
Điều 40 Luật Doanh nghiệp 2020 quy định về tên văn phòng đại diện như sau:
– Tên chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh phải được viết bằng các chữ cái trong bảng chữ cái tiếng Việt, các chữ cái F, J, Z, W, chữ số và các ký hiệu.
– Tên chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh phải bao gồm tên doanh nghiệp kèm theo cụm từ “Chi nhánh” đối với chi nhánh, cụm từ “Văn phòng đại diện” đối với văn phòng đại diện, cụm từ “Địa điểm kinh doanh” đối với địa điểm kinh doanh.
– Tên chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh phải được viết hoặc gắn tại trụ sở chi nhánh, văn phòng đại diện và địa điểm kinh doanh. Tên chi nhánh, văn phòng đại diện được in hoặc viết với khổ chữ nhỏ hơn tên tiếng Việt của doanh nghiệp trên các giấy tờ giao dịch, hồ sơ tài liệu và ấn phẩm do chi nhánh, văn phòng đại diện phát hành.
Bên cạnh đó, Điều 20 Nghị định 01/2021/NĐ-CP cũng quy định chi tiết về đăng ký tên văn phòng đại diện như sau:
– Ngoài tên bằng tiếng Việt, chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh của doanh nghiệp có thể đăng ký tên bằng tiếng nước ngoài và tên viết tắt. Tên bằng tiếng nước ngoài là tên được dịch từ tên tiếng Việt sang một trong những tiếng nước ngoài hệ chữ La-tinh. Tên viết tắt được viết tắt từ tên tiếng Việt hoặc tên bằng tiếng nước ngoài.
– Phần tên riêng trong tên chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh của doanh nghiệp không được sử dụng cụm từ “công ty”, “doanh nghiệp”.
– Đối với những doanh nghiệp 100% vốn nhà nước khi chuyển thành đơn vị hạch toán phụ thuộc do yêu cầu tổ chức lại thì được phép giữ nguyên tên doanh nghiệp nhà nước trước khi tổ chức lại.
Pháp luật quy định thế nào về thành lập văn phòng đại diện ở nước ngoài
Khoản 4 Điều 31 Nghị định 01/2021/NĐ-CP của Chính phủ quy định về thành lập văn phòng đại diện ở nước ngoài như sau:
“Việc lập chi nhánh, văn phòng đại diện của doanh nghiệp ở nước ngoài thực hiện theo quy định của pháp luật nước đó. Trong thời hạn 30 ngày kể từ ngày chính thức lập chi nhánh, văn phòng đại diện ở nước ngoài, doanh nghiệp phải thông báo bằng văn bản đến Phòng Đăng ký kinh doanh nơi doanh nghiệp đặt trụ sở chính. Kèm theo thông báo phải có bản sao Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động chi nhánh, văn phòng đại diện hoặc giấy tờ tương đương. Phòng Đăng ký kinh doanh cập nhật thông tin về chi nhánh, văn phòng đại diện của doanh nghiệp trong Cơ sở dữ liệu quốc gia về đăng ký doanh nghiệp trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận được thông báo.”
Những lợi ích khi sử dụng dịch vụ thành lập chi nhánh của Zluat
Nếu như việc thành lập hoạt động chi nhánh, văn phòng đại diện còn làm Quý khách hàng có nhiều thắc mắc, hãy đến với chúng tôi – Zluat, đơn vị cung cấp dịch vụ pháp lý chuyên nghiệp, hàng đầu giúp bạn giải đáp những vấn đề như:
– Điều kiện để một chi nhánh và văn phòng đại diện được thành lập là gì? Luật Doanh nghiệp cập nhật mới nhất quy định như thế nào về việc thành lập chi nhánh, văn phòng đại diện?
– Nếu như doanh nghiêp có nhu cầu về thành lập chi nhánh, văn phòng đại diện thì phải chuẩn bị những hồ sơ, tài liệu như thế nào là chuẩn nhất?
– Sự khác biệt giữa thành lập chi nhánh, văn phòng đại diện là gì?
– Ai là cơ quan có thẩm quyền giải quyết hồ sơ thành lập chi nhánh, văn phòng đại diện và việc nộp lên cơ quan nhà nước có lâu và mất thời gian không?
– Sau khi thành lập, hoạt động của chi nhánh, văn phòng đại diện được thực hiện như thế nào?
Phí dịch vụ thành lập văn phòng đại diện
Tùy thuộc vào yêu cầu và tình hình thực tế của Khách hàng, Zluat sẽ đưa ra mức chi phí phù hợp mà vẫn bảo đảm tối ưu lợi ích của Khách hàng, hiệu quả, tiết kiệm chi phí nhất.
