Thay đổi chữ ký kế toán trưởng tại ngân hàng [Cập nhật 2023].

1. Pháp luật về thủ tục giao dịch ngân hàng

Pháp luật quy định, tổ chức tín dụng nói chung, ngân hàng nói riêng phải công bốthời gian giao dịch chính thức và không được tự ý ngừng giao dịch, trừ trường hợp ngừng giao dịch không quá 01 ngày làm việc thì phải niêm yết tại nơi giao dịch chậm nhất là 24 giờ trước thời điểm ngừng giao dịch, trừ trường hợp do sự kiện bất khả kháng.

2. Quy định về chữ ký của kế toán trưởng

Việc thay đổi chữ ký của đại diện theo pháp luật không cần phải làm thủ tục tại phòng đăng ký kinh doanh – Sở KHĐT nơi doanh nghiệp đặt trụ sở. Tuy nhiên theo quy định tại Điều 118 Thông tư 200/2014/TT-BTC quy định việc mở sổ đăng ký mẫu chữ ký trong đó có chữ ký của đại diện theo pháp luật. Và Doanh nghiệp không cần thông báo các thủ tục với cơ quan thuế :

Chữ ký của người đứng đầu doanh nghiệp (Tổng Giám đốc, Giám đốc hoặc người được uỷ quyền), của kế toán trưởng (hoặc người được uỷ quyền) và dấu đóng trên chứng từ phải phù hợp với mẫu dấu và chữ ký còn giá trị đã đăng ký tại ngân hàng. Chữ ký của kế toán viên trên chứng từ phải giống chữ ký đã đăng ký với kế toán trưởng.

Các doanh nghiệp phải mở sổ đăng ký mẫu chữ ký của thủ quỹ, thủ kho, các nhân viên kế toán, kế toán trưởng (và người được uỷ quyền), Tổng Giám đốc (và người được uỷ quyền). Sổ đăng ký mẫu chữ ký phải đánh số trang, đóng dấu giáp lai do Thủ trưởng đơn vị (hoặc người được uỷ quyền) quản lý để tiện kiểm tra khi cần. Mỗi người phải ký ba chữ ký mẫu trong sổ đăng ký.

Như vậy, đối với việc thay đổi chữ ký của đại diện theo pháp luật doanh nghiệp không cần thông báo tới các cơ quan nhà nước nhưng cần thực hiện việc mở sổ đăng ký chữ ký mẫu và lưu giữ tại doanh nghiệp trong các trường hợp các cơ quan về thuế kiểm tra đột xuất. Tránh trường hợp doanh nghiệp không thực hiện sẽ bị phạt theo khoản 2 Điều 8 Nghị định 41/2018/NĐ-CP :

Phạt tiền từ 5.000.000 đồng đến 10.000.000 đồng đối với một trong các hành vi sau:

– Lập chứng từ kế toán không đủ số liên theo quy định của mỗi loại chứng từ kế toán;

– Ký chứng từ kế toán khi chưa ghi đủ nội dung chứng từ thuộc trách nhiệm của người ký;

– Ký chứng từ kế toán mà không đúng thẩm quyền;

– Chữ ký của một người không thống nhất hoặc không đúng với sổ đăng ký mẫu chữ ký;

– Chứng từ kế toán không có đủ chữ ký theo chức danh quy định trên chứng từ;

– Không dịch chứng từ kế toán bằng tiếng nước ngoài ra tiếng Việt theo quy định;

– Để hư hỏng, mất mát tài liệu, chứng từ kế toán đang trong quá trình sử dụng.

3. Thay đổi chữ ký kế toán trưởng tại ngân hàng

Chúng tôi gửi đến bạn đọc mẫu công văn về thay đổi chữ ký kế toán trưởng như sau:

NGÂN HÀNG NHÀ NƯỚC VIỆT NAM ——-	CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự do – Hạnh phúc—————
Số: 611/NHNN-TTV/v đăng ký chữ ký kế toán trưởng trên chứng từ giaodịch với ngânhàng	Hà Nội, ngày 20 tháng 01 năm 2011

Kính gửi: Ngân hàng Nông nghiệp và Phát triểnnông thôn Việt Nam

Ngày 30/12/2010, Ngân hàng Nhà nước Việt Nam nhận được Công văn số 6679/NHNo-TCKT của Ngân hàng Nông nghiệp và Phát triển nông thôn Việt Nam về việc đăng ký củachữ ký kế toán trưởng doanh nghiệptrên chứng từ giao dịch với ngân hàng. Vềvấn đề này, Ngân hàng Nhà nước Việt Nam có ý kiến như sau:

1. Cơ sở pháp lý về việc bố trí kế toán trong và việc sử dụng chữ ký kế toán trưởng (hoặc người phụ trách kế toán) củatổ chức trên chứng từ giao dịch vớingân hàng:

Hiện nay, việc bố trí kế toán trưởng (hoặc người phụ trách kế toán) tạiđơn vị kế toán và việc sử dụng chữ ký kế toán trưởngcủa tổ chức trên chứng từ giao dịch với ngân hàng đã được quy định cụ thể tại các văn bảnsau:

– Khoản 1, Điều 37 Nghị định số 1 29/2004/N Đ-CP ngày 31/5/2004 của Chính phủ quy địnhchi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của Luật Kế toán áp dụng trong hoạt động kinh doanh quy định: “Tất cả các đơn vị kế toán quy định lạikhoản 1 Điều 2 của Nghị định này đều phải bố trí người làm kế toán trưởng, trừ Văn phòng đại diện của doanhnghiệp nước ngoài hoạt động tại Việt Nam, hộ kinh doanh cá thể và tổ hợp tác quy định tại điểm h, k khoản 1 Điều 2 của Nghị định này không bắtbuộc phải bố trí người làm kế toán trưởng…“;

– Khoản 4, phần thứ ba về chế độ chứng từ kế toán doanh nghiệp ban hành theo Quyết định số 15/2006/QĐ-BTCngày 20/3/2006 của Bộ Tài chính, quy định: “Các doanhnghiệp chưa có chức danh kế toán trưởng thì phải cử người phụ trách kế toán để giao dịch với khách hàng, ngân hàng, chữ ký kế toán trưởng được thay bằng chữ ký của người phụ trách kế toán của đơn vịđó“;

– Khoản 2 Điều8 Quyết định số 1789/2005/Q Đ-NHNN ngày 12/12/2005 của Thống đốc NHNNban hành Chế độ chứng từ kế toán ngân hàng cũng quy định: “Đối với chứng từ giao dịch với ngân hàng được lập bởikhách hàng là những đơn vị, tổ chức phải bố trí kế toán trưởng theo quy định củapháp luật thì trên chứng từ bắt buộc phải có đủ chữ ký của chủ tài khoản, kế toán trưởng hoặc người được ủy quyền ký thay và dấu đơn vị (nếu là chứng từ bằng giấy)” và “Đối với chứng từ giao dịch với khách hàng đượclập bởi khách hàng là cá nhân, tổ chức được pháp luật quy định khôngbắt buộc phải bố trí kế toán trưởng thì trên chứng từ phải có chữ ký của chủtài khoản hoặc người được chủ tài khoản ủy quyền ký thay”.

2. Về ý kiến của Ngân hàng Nông nghiệpvà phát triển nông thôn Việt Nam đối với việc đăng ký mẫu chữ ký kế toán trưởng (hoặc người phụ trách kế toán) của doanh nghiệp khi mở tài khoản tiền gửi thanh toán tại ngân hàng:

Đối chiếu các nộidung trích dẫn tại điểm 1 Công văn này với phản ánh của Ngân hàng Nông nghiệp và phát triển nông thôn Việt Nam tạiCông văn số 6679/NHNo-TCKT cho thấy, việc các doanh nghiệp thuộcđối tượng bắt buộc phải bố trí kếtoán trưởng nhưng không đăng ký và sử dụng mẫu chữ ký kế toán trưởng (hoặc người phụ trách kế toán) khi mở tài khoản tiền gửi thanh toán tại ngân hàng là trái với quy định của pháp luật.

Bởi vậy, để đảm bảo tuân thủ đúng quy định của pháp luật, khi mở tài khoản tiền gửithanh toán cho khách hàng,Ngân hàng nông nghiệp và phát triển nông thôn Việt Nam cần phân loại các đối tượng khách hàng để hướng dẫn thủ tục đăng ký và sử dụng các mẫu chữ ký cho phù hợp:

– Đối với các tổ chức theo quy định của pháp luật bắt buộc phải bố trí kế toán trưởng thì khi mở tài khoản tiền gửi thanh toán tạingân hàng, các chứng từ giao dịch với ngân hàng được lập bởi khách hàng bắt buộc phải có chữ ký kế toán trưởng hoặc người phụ trách kế toán hoặcngười ủy quyền ký thay.

– Trường hợp tổ chức không thuộc đối tượng bắt buộc phải bố trí kế toán trưởng thì khi mở tài khoản tiền gửi thanh toán tại ngân hàng, phải đăng ký chữ ký của chủ tài khoảnvà ngân hàng cần thỏa thuận (bằngvăn bản) với khách hàng về phương thứcgiao dịch; cách thức đăngký, sử dụng chữ ký trênchứng từ giao dịch với ngân hàng cho phù hợp với từng đốitượng cụ thể, nhưng phải đảm bảo an toàn tài sản, không trái với các quy định củapháp luật và ngân hàng phải chịu trách nhiệm về việc thỏa thuậncủa mình.

Vậy, đềnghị Ngân hàng Nông nghiệp và phát triển nông thôn Việt Nam căn cứ vào các quyđịnh của pháp luật hiện hành, nghiên cứu để hướng dẫn khách hàng thực hiện đúng.

Nơi nhận: – Như trên; – PTĐ Nguyễn Toàn Thắng (để b/c); – Các TCTD (biết để thực hiện); – Lưu VT, TT2.

TL. THỐNG ĐỐC VỤ TRƯỞNG VỤ THANH TOÁN Bùi Quang Tiên

Trên đây là các nội dung giải đáp của chúng tôi về Thay đổi chữ ký kế toán trưởng tại ngân hàng. Trong quá trình tìm hiểu, nếu như các bạn cần Công ty Zluat hướng dẫn các vấn đề pháp lý vui lòng liên hệ với chúng tôi để được giải đáp.