Aluat.vn | Hạch toán đặt cọc tiền thuê nhà trên MISA.

Hợp đồng đặt cọc mới nghe tưởng chừng rất đơn giản, tuy nhiên, xung quanh hợp đồng này, nhiều vấn đề pháp lý đã nảy sinh do các bên tham gia chưa hiểu rõ, hiểu đúng về Hợp đồng đặt cọc.

1. Giá trị pháp lý của hợp đồng đặt cọc theo quy định

Căn cứ theo quy định tại Điều 328, Bộ luật Dân sự năm 2015 quy định:

Điều 328. Đặt cọc

1. Đặt cọc là việc một bên (sau đây gọi là bên đặt cọc) giao cho bên kia (sau đây gọi là bên nhận đặt cọc) một khoản tiền hoặc kim khí quý, đá quý hoặc vật có giá trị khác (sau đây gọi chung là tài sản đặt cọc) trong một thời hạn để bảo đảm giao kết hoặc thực hiện hợp đồng.
2. Trường hợp hợp đồng được giao kết, thực hiện thì tài sản đặt cọc được trả lại cho bên đặt cọc hoặc được trừ để thực hiện nghĩa vụ trả tiền; nếu bên đặt cọc từ chối việc giao kết, thực hiện hợp đồng thì tài sản đặt cọc thuộc về bên nhận đặt cọc; nếu bên nhận đặt cọc từ chối việc giao kết, thực hiện hợp đồng thì phải trả cho bên đặt cọc tài sản đặt cọc và một khoản tiền tương đương giá trị tài sản đặt cọc, trừ trường hợp có thỏa thuận

Điều 329. Ký cược

1. Ký cược là việc bên thuê tài sản là động sản giao cho bên cho thuê một khoản tiền hoặc kim khí quý, đá quý hoặc vật có giá trị khác (sau đây gọi chung là tài sản ký cược) trong một thời hạn để bảo đảm việc trả lại tài sản thuê.
2. Trường hợp tài sản thuê được trả lại thì bên thuê được nhận lại tài sản ký cược sau khi trả tiền thuê; nếu bên thuê không trả lại tài sản thuê thì bên cho thuê có quyền đòi lại tài sản thuê; nếu tài sản thuê không còn để trả lại thì tài sản ký cược thuộc về bên cho thuê.

Điều 330. Ký quỹ

1. Ký quỹ là việc bên có nghĩa vụ gửi một khoản tiền hoặc kim khí quý, đá quý hoặc giấy tờ có giá vào tài khoản phong tỏa tại một tổ chức tín dụng để bảo đảm việc thực hiện nghĩa vụ.
2. Trường hợp bên có nghĩa vụ không thực hiện hoặc thực hiện không đúng nghĩa vụ thì bên có quyền được tổ chức tín dụng nơi ký quỹ thanh toán, bồi thường thiệt hại do bên có nghĩa vụ gây ra, sau khi trừ chi phí dịch vụ.
3. Thủ tục gửi và thanh toán thực hiện theo quy định của pháp luật.

Trường hợp của bạn, hợp đồng đặt cọc được lập thành văn bản, có chữ ký và người làm chứng nên có giá trị pháp lý. Về bản chất, đặt cọc là hành vi nhằm đảm bảo việc giao kết hoặc thực hiện hợp đồng dân sự (trường hợp của bạn là hợp đồng chuyển quyền sử dụng đất). Nếu bên đặt cọc từ chối việc giao kết, thực hiện hợp đồng dân sự thì tài sản đặt cọc thuộc về bên nhận đặt cọc; nếu bên nhận đặt cọc từ chối việc giao kết, thực hiện hợp đồng dân sự thì phải trả cho bên đặt cọc tài sản đặt cọc và một khoản tiền tương đương giá trị tài sản đặt cọc, trừ trường hợp có thoả thuận khác. Do đó, các giấy tờ liên quan, phương thức thanh toán mà hai bên thỏa thuận chỉ có ý nghĩa khi việc giao kết hợp đồng, hay hợp đồng được thực hiện. Về giấy tờ liên quan được hiểu là những giấy tờ gì thì phụ thuộc vào sự thỏa thuận của hai bên, cũng như sự giải thích trong văn bản đặt cọc.

2. Hợp đồng đặt cọc mua bán nhà đất có phải tuân thủ hình thức và nội dung không?

Theo Điều 328 Bộ luật Dân sự 2015 quy định đặt cọc như sau:

“Điều 328. Đặt cọc

1. Đặt cọc là việc một bên (sau đây gọi là bên đặt cọc) giao cho bên kia (sau đây gọi là bên nhận đặt cọc) một khoản tiền hoặc kim khí quý, đá quý hoặc vật có giá trị khác (sau đây gọi chung là tài sản đặt cọc) trong một thời hạn để bảo đảm giao kết hoặc thực hiện hợp đồng.
2. Trường hợp hợp đồng được giao kết, thực hiện thì tài sản đặt cọc được trả lại cho bên đặt cọc hoặc được trừ để thực hiện nghĩa vụ trả tiền; nếu bên đặt cọc từ chối việc giao kết, thực hiện hợp đồng thì tài sản đặt cọc thuộc về bên nhận đặt cọc; nếu bên nhận đặt cọc từ chối việc giao kết, thực hiện hợp đồng thì phải trả cho bên đặt cọc tài sản đặt cọc và một khoản tiền tương đương giá trị tài sản đặt cọc, trừ trường hợp có thỏa thuận khác.”

Đối chiếu quy định trên, như vậy pháp luật không quy định về hình thức và nội dung của văn bản đặt cọc.

Nhưng nội dung trong thỏa thuận không được trái với quy định pháp luật và hình thức hợp đồng đặt cọc được thỏa thuận bởi các bên nhưng phải có chữ ký của 2 bên thì mới đảm bảo về mặt pháp lý.

3. Có bị tuyên vô hiệu về nội dung hợp đồng đặt cọc khi nội dung không thực hiện được không?

Căn cứ Điều 408 Bộ Luật Dân sự 2015 quy định hợp đồng vô hiệu do có đối tượng không thể thực hiện được như sau:

“Điều 408. Hợp đồng vô hiệu do có đối tượng không thể thực hiện được

1. Trường hợp ngay từ khi giao kết, hợp đồng có đối tượng không thể thực hiện được thì hợp đồng này bị vô hiệu.
2. Trường hợp khi giao kết hợp đồng mà một bên biết hoặc phải biết về việc hợp đồng có đối tượng không thể thực hiện được nhưng không thông báo cho bên kia biết nên bên kia đã giao kết hợp đồng thì phải bồi thường thiệt hại cho bên kia, trừ trường hợp bên kia biết hoặc phải biết về việc hợp đồng có đối tượng không thể thực hiện được.
3. Quy định tại khoản 1 và khoản 2 Điều này cũng được áp dụng đối với trường hợp hợp đồng có một hoặc nhiều phần đối tượng không thể thực hiện được nhưng phần còn lại của hợp đồng vẫn có hiệu lực.”

Như vậy, trường hợp của bạn đối với hợp đồng đặt cọc có nội dung không thực hiện được thì có thể bị tuyên bố vô hiệu.

4. Đặt cọc có được xem là một giao dịch dân sự không? Đặt cọc cần đáp ứng điều kiện nào để có hiệu lực?

Theo Điều 117 Bộ luật Dân sự 2015 quy định về điều kiện có hiệu lực của giao dịch dân sự như sau:

“Điều 117. Điều kiện có hiệu lực của giao dịch dân sự

1. Giao dịch dân sự có hiệu lực khi có đủ các điều kiện sau đây:
2. a) Chủ thể có năng lực pháp luật dân sự, năng lực hành vi dân sự phù hợp với giao dịch dân sự được xác lập;
3. b) Chủ thể tham gia giao dịch dân sự hoàn toàn tự nguyện;
4. c) Mục đích và nội dung của giao dịch dân sự không vi phạm điều cấm của luật, không trái đạo đức xã hội.
5. Hình thức của giao dịch dân sự là điều kiện có hiệu lực của giao dịch dân sự trong trường hợp luật có quy định.”

Như vậy, đặt cọc cũng được xem là một trong những giao dịch dân sự, do đó cũng cần phải đáp ứng các điều kiện nêu trên.

Trong hợp đồng đặt cọc các bên có thể thỏa thuận phạt vi phạm được hay không?

Theo khoản 1 Điều 418 Bộ luật Dân sự 2015 quy định về thỏa thuận phạt vi phạm như sau:

“Điều 418. Thỏa thuận phạt vi phạm

1. Phạt vi phạm là sự thỏa thuận giữa các bên trong hợp đồng, theo đó bên vi phạm nghĩa vụ phải nộp một khoản tiền cho bên bị vi phạm.
2. Mức phạt vi phạm do các bên thỏa thuận, trừ trường hợp luật liên quan có quy định khác.
3. Các bên có thể thỏa thuận về việc bên vi phạm nghĩa vụ chỉ phải chịu phạt vi phạm mà không phải bồi thường thiệt hại hoặc vừa phải chịu phạt vi phạm và vừa phải bồi thường thiệt hại.

Trường hợp các bên có thỏa thuận về phạt vi phạm nhưng không thỏa thuận về việc vừa phải chịu phạt vi phạm và vừa phải bồi thường thiệt hại thì bên vi phạm nghĩa vụ chỉ phải chịu phạt vi phạm.”

Theo đó, các bên giao kết hợp đồng đặt cọc có thể thỏa thuận về điều khoản phạt vi phạm cho hợp đồng.

5. Hợp đồng đặt cọc để bán đất nhưng không công chứng thì có giá trị pháp lý hay không?

Việc đặt cọc được quy định tại Điều 328 Bộ luật Dân sự 2015 như sau:

Đặt cọc

1. Đặt cọc là việc một bên (sau đây gọi là bên đặt cọc) giao cho bên kia (sau đây gọi là bên nhận đặt cọc) một khoản tiền hoặc kim khí quý, đá quý hoặc vật có giá trị khác (sau đây gọi chung là tài sản đặt cọc) trong một thời hạn để bảo đảm giao kết hoặc thực hiện hợp đồng.
2. Trường hợp hợp đồng được giao kết, thực hiện thì tài sản đặt cọc được trả lại cho bên đặt cọc hoặc được trừ để thực hiện nghĩa vụ trả tiền; nếu bên đặt cọc từ chối việc giao kết, thực hiện hợp đồng thì tài sản đặt cọc thuộc về bên nhận đặt cọc; nếu bên nhận đặt cọc từ chối việc giao kết, thực hiện hợp đồng thì phải trả cho bên đặt cọc tài sản đặt cọc và một khoản tiền tương đương giá trị tài sản đặt cọc, trừ trường hợp có thỏa thuận khác.

Theo quy định này thì hợp đồng đặt cọc không bắt buộc phải công chứng chứng thực. Do đó hợp đồng đặt cọc đã có chữ ký của người chồng và bên đặt cọc sẽ không bị vô hiệu về mặt hình thức, người chồng vẫn có trách nhiệm đối với hợp đồng đặt cọc này.

6. Hạch toán đặt cọc tiền thuê nhà trên MISA

6.1. Hạch toán chi phí thuê nhà khi thanh toán trước

Dựa vào chứng từ thanh toán, hợp đồng thuê nhà …):
Nợ TK 331 – Phải trả cho người bán
Có TK 111, TK 112,…
Chú ý: Nếu là khoản trả trước như tạm ứng cho bên chủ nhà thì hạch toán như trên, cần tránh nhầm lẫn với trường hợp đặt cọc tiền nhà. Khoản tạm ứng hay trả trước tiền nhà, DN có thể được trừ vào tiền thuê nhà cần thanh toán. Còn với tiền đặt cọc nhà, chủ nhà sẽ chỉ trả lại đến khi kết thúc hợp đồng hoặc sau một khoảng thời gian theo thống nhất giữa 2 bên. Hạch toán tiền đặt cọc nhà được hướng dẫn bên dưới.

6.2. Hạch toán tiền đặt cọc nhà

Trường hợp doanh nghiệp đặt cọc tiền cho người cho thuê, ví dụ: DN thuê văn phòng hoạt động, đơn vị cho thuê yêu cầu đặt cọc A tiền (trả lại DN A tiền khi hợp đồng thuê văn phòng kết thúc), thì doanh nghiệp đi thuê phải đặt cọc tiền hạch toán như sau:
Khi đặt cọc tiền:
Nợ TK 244 (Nếu theo thông tư 200)
Nợ TK 1386 (Nếu theo thông tư 133)
Có TK 111, 112
Khi nhận lại tiền cọc:
Nợ TK 111,112
Có TK 244 (Nếu theo thông tư 200)
Có TK 1386 (Nếu theo thông tư 133)
Nếu DN phải đặt cọc tiền trong quá trình thuê văn phòng vi phạm hợp đồng và bị bên nhận tiền cọc phạt:
Nợ TK 811
Có TK 244 (Nếu theo thông tư 200)
Có TK 1386 (Nếu theo thông tư 133)
Nếu DN phải đặt cọc tiền sử dụng tiền cọc để thanh toán:
Nợ TK 331
Có TK 244 (Nếu theo thông tư 200)
Có TK 1386 (Nếu theo thông tư 133)
Lưu ý: Các khoản tạm ứng tiền thuê nhà hoặc đặt cọc tiền nhà đều không cần có hóa đơn GTGT (theo công văn số 13675 năm 2013 của Bộ Tài Chính gửi hiệp hội Kiểm toán viên hành nghề Việt Nam)

3. Hạch toán chi phí thuê nhà nếu trả tiền thuê hàng tháng (hoặc hàng tháng nhận được hóa đơn)

Nợ TK 154, 627, 641, 642 (Tùy vào mục đích thuê nhà làm gì, phục vụ bộ phận nào thì đưa vào TK chi phí đó )
Nợ TK 133 (nếu có)
Có TK 331, TK 111, TK 112,…

4. Hạch toán chi phí thuê nhà nếu trả tiền sau (hoặc nhận được hóa đơn sau)

Trong trường hợp này, hàng tháng kế toán vẫn phải ghi nhận chi phí thuê nhà vào tài khoản 335 – chi phí phải trả để theo dõi và đảm bảo tính đúng kỳ của các khoản chi phí.
Khi hạch toán chi phí thuê nhà nếu trả tiền sau, hàng tháng kế toán vẫn phải ghi nhận chi phí thuê nhà vào tài khoản 335
Khi hạch toán chi phí thuê nhà nếu trả tiền sau, hàng tháng kế toán vẫn phải ghi nhận chi phí thuê nhà vào tài khoản 335
VD: Công ty thuê văn phòng của công ty A từ tháng 1 – 6 nhưng chưa thanh toán. Đến tháng 6 Công ty X mới thanh toán, lúc này Công ty A mới xuất hóa đơn.
Hàng tháng kế toán viên công ty hạch toán:
Nợ TK 154, 627, 641, 642 (Tùy vào mục đích thuê nhà làm gì, phục vụ bộ phận nào thì vào chi phí đó)
Có TK 335 – Chi phí phải trả (Phát sinh chi phí nhưng thực tế chưa chi trả)
Khi thanh toán (hoặc khi nhận hóa đơn):
Nợ TK 335 – Chi phí phải trả
Nợ TK 133 (nếu có)
Có TK 331, TK 111, TK 112, (Nếu là khi thanh toán)

5. Hạch toán chi phí thuê nhà nếu trả tiền thuê trước nhiều kỳ

Với trường hợp này, tiền thuê nhà trả trước nhiều kỳ sẽ được kế toán hạch toán vào tài khoản 242 – chi phí trả trước. Định kỳ kế toán phân bổ vào các TK chi phí tương ứng
VD: Thuê nhà từ tháng 1 – 6, thanh toán 1 lần vào tháng 1 (hoặc nhận được hóa đơn), thì hạch toán như sau:
Nợ TK 242 – Chi phí trả trước (Tổng số tiền).
Nợ TK 133 – Thuế giá trị gia tăng được khấu trừ (Nếu có hóa đơn GTGT)
Có TK 331, TK 111, TK 112
– Định kỳ phân bổ khoản chi phí trả trước đó:
Nợ TK 154, 627, 641, 642 (Tùy vào mục đích thuê nhà làm gì, phục vụ bộ phận nào thì vào chi phí đó)
Có TK 242 – Chi phí trả trước