Quy trình đánh giá nội bộ theo tiêu chuẩn ISO 9001:2015.

Lập kế hoạch lịch đánh giá

• Để có một quy trình hiệu quả, bạn nên có một lịch trình tổng quan. Điều này là để mọi người biết chu kỳ đánh giá và lịch trình. Không nên thực hiện đánh giá đặc biệt. Ngoài ra, khi chuẩn bị trước, họ có thể tập trung thu thập thông tin để thêm vào quá trình đánh giá.

Lập kế hoạch chi tiết của quá trình kiểm toán nội bộ

Bước đầu tiên trong việc lập kế hoạch kiểm toán quy trình cá nhân là xác nhận với chủ sở hữu quy trình khi kiểm toán sẽ diễn ra. Kế hoạch tổng thể ở trên là hướng dẫn về tần suất các quy trình sẽ được kiểm toán và thời gian thực hiện, điều đó giúp xác nhận sự cho phép của chủ sở hữu quy trình và kiểm toán viên cộng tác để xác định khi nào tốt nhất để xem xét quy trình. Các doanh nghiệp cần xác định đầy đủ 3 yếu tố sau:

• Xác định các yêu cầu của tổ chức và thông tin chính xác cho đầu vào cho quá trình.
• Xác định tính khả thi của kiểm toán
• Xác định các nguồn lực để cung cấp cho quá trình đánh giá.
• Có kế hoạch cụ thể sẽ giúp quá trình đánh giá nội bộ có hiệu quả và tiết kiệm thời gian. Kiểm toán viên sẽ tuân theo trình tự đã được thiết lập và tập trung vào từng phần của quy trình kiểm toán nội bộ.

Thực hiện đánh giá nội bộ

Kiểm toán nên bắt đầu với một thỏa thuận với các chuyên gia để đảm bảo rằng kế hoạch kiểm toán đã hoàn thành và sẵn sàng. Sau đó, có nhiều cách để kiểm toán viên thu thập thông tin trong quá trình kiểm toán: xem xét hồ sơ, nói chuyện với nhân viên, phân tích dữ liệu quy trình quan trọng hoặc thậm chí quan sát quá trình đang hoạt động.

Trọng tâm của hoạt động này là thu thập bằng chứng cho thấy quá trình này đang hoạt động theo kế hoạch trong QMS và có hiệu quả trong việc tạo ra các kết quả cần thiết. Một trong những điều có giá trị nhất mà một chuyên gia có thể làm cho một tổ chức là không chỉ xác định các mục không có bằng chứng cho thấy chúng hoạt động bình thường mà còn chỉ ra các mục quy trình có thể hoạt động. Hiệu suất tốt hơn nếu được cải thiện. Nó có thể được tóm tắt như sau:

• Khai mạc cuộc họp;
• Xem lại tài liệu khi thực hiện đánh giá;
• Thông tin trong quá trình đánh giá;
• Phân công vai trò, trách nhiệm của người quan sát;
• Thu thập và xác nhận thông tin;
• Chuẩn bị kết quả đánh giá;
• Cuộc họp kết thúc.

Báo cáo đánh giá

• Một cuộc họp kết thúc với đại diện tổ chức là điều cần thiết. Họ sẽ muốn biết liệu có bất kỳ điểm yếu nào cần được giải quyết hay không, nhưng cũng sẽ quan tâm đến việc biết liệu có bất kỳ lĩnh vực nào tồn tại có thể được cải thiện hay không. Điều này nên được ghi lại càng sớm càng tốt để cung cấp thông tin ở định dạng lâu dài hơn, từ đó dễ dàng có thể theo dõi và sớm khắc phục.

Hoàn thành đánh giá, lưu hồ sơ

• Sau khi hoàn thành các bước trên, thông tin cuối cùng về bộ hồ sơ bao gồm thông tin về kế hoạch đánh giá, chuẩn bị đánh giá, báo cáo đánh giá và chương trình, kế hoạch, các quyết định kiểm toán nội bộ cần được lưu trữ đầy đủ trong một bộ hồ sơ nhất định.

Theo dõi và cải thiện

• Với nhiều lĩnh vực tiêu chuẩn, theo dõi được xem là một bước quan trọng. Nếu các vấn đề được tìm thấy thì sẽ có các hành động khắc phục được thực hiện. Bạn phải chắc chắn rằng việc khắc phục vấn đề là quan trọng hơn bao giờ hết. Sẽ không dừng lại ở việc đánh giá và cải tiến. Nhưng chúng ta cũng phải đo lường để xem liệu kết quả có như mong đợi không. Liên tục xem xét quá trình để phát triển hơn nữa trong tương lai.