Sổ bảo hiểm xã hội được cấp lại mấy lần? (Cập nhật 2023).

Để theo dõi việc quá trình đóng, hưởng các chế độ bảo hiểm xã hội của người lao động cũng như thực hiện việc chi trả bảo hiểm xã hội thì người lao động khi tham gia vào chế độ bảo hiểm sẽ được cơ quan bảo hiểm xã hội cấp sổ bảo hiểm xã hội. Vậy sổ bảo hiểm xã hội (sổ BHXH) được cấp lại mấy lần? Đây là thắc mắc của nhiều người lao động khi được cấp sổ bảo hiểm xã hội. Zluat xin giải đáp thắc mắc này trong bài viết dưới đây. 

1. Sổ bảo hiểm xã hội được cấp lại mấy lần?

Theo quy định tại Điều 97 Luật Bảo hiểm xã hội 2014,  Điều 27 Quyết định 595/QĐ-BHXH của BHXH Việt Nam (sửa đổi, bổ sung) thì việc cấp sổ bảo hiểm xã hội bao gồm các trường hợp:

(i) Cấp sổ bảo hiểm xã hội cho người tham gia bảo hiểm xã hội lần đầu

(ii) Cấp lại sổ bảo hiểm xã hội trong các trường hợp: 

• Cấp lại sổ bảo hiểm xã hội do mất, hỏng, gộp sổ bảo hiểm xã hội ; 
• Cấp lại sổ bảo hiểm xã hội do thay đổi họ, tên, chữ đệm; ngày, tháng, năm sinh; giới tính, dân tộc; quốc tịch.

Bên cạnh đó, hiện nay không có quy định về số lần cấp sổ bảo hiểm xã hội . Tuy nhiên theo quy định hiện hành, mỗi người tham gia bảo hiểm xã hội chỉ được cấp một sổ bảo hiểm xã hội có chứa thông tin cá nhân về tên, ngày, tháng, năm sinh, số chứng minh nhân dân/căn cước công dân. 

Do đó, chỉ khi người tham gia bảo hiểm xã hội thuộc các trường hợp được quy định thì mới được cấp sổ bảo hiểm xã hội . Những người có hai sổ bảo hiểm xã hội phải tiến hành thủ tục gộp sổ bảo hiểm xã hội . 

2. Ai giữ sổ bảo hiểm xã hội?

Căn cứ vào quy định tại Khoản 3 Điều 19 Luật Bảo hiểm xã hội 2014 thì chủ thể có trách nhiệm bảo quản sổ bảo hiểm xã hội được xác định là người lao động. 

Người tham gia bảo hiểm xã hội lần đầu sẽ được cơ quan bảo hiểm xã hội cấp bìa sổ bảo hiểm xã hội. Hàng năm cơ quan bảo hiểm xã hội sẽ gửi thông báo xác nhận thời gian tham gia bảo hiểm xã hội, bảo hiểm thất nghiệp đến người tham gia

3. Thủ tục gộp sổ bảo hiểm xã hội khi có 2 sổ bảo hiểm xã hội

3.1. Hồ sơ trong trường hợp gộp sổ bảo hiểm xã hội

Theo khoản 1 Điều 27 Quyết định 595/QĐ-BHXH của BHXH Việt Nam (sửa đổi, bổ sung), hồ sơ trong trường hợp gộp sổ bảo hiểm xã hội bao gồm:

Đối với cá nhân: Nộp các giấy tờ là Tờ khai tham gia, điều chỉnh thông tin BHXH, BHYT (Mẫu TK1-TS); Đơn đề nghị cấp lại sổ BHXH; Các sổ BHXH đề nghị gộp (tất các sổ bảo hiểm xã hội mà lao động gộp sổ đang có)

Đối với doanh nghiệp: Nộp các giấy tờ là Bảng kê thông tin (Mẫu D01-TS); sổ BHXH (tất cả các sổ mà người lao động có). 

Số lượng hồ sơ để xin gộp sổ bảo hiểm xã hội là 01 bộ.

3.2. Trình tự thực hiện thủ tục gộp sổ bảo hiểm xã hội

Bước 1. Người lao động chuẩn bị hồ sơ và nộp hồ sơ gửi cơ quan bảo hiểm xã hội

Bước 2. Cơ quan bảo hiểm xã hội tiếp nhận hồ sơ và giải quyết hồ sơ

Theo Khoản 2 Điều 46 Quyết định 595/QĐ-BHXH của BHXH Việt Nam (sửa đổi, bổ sung) việc giải quyết hồ sơ được thực hiện như sau: 

Cán bộ Phòng/Tổ cấp sổ, thẻ thực hiện kiểm tra, đối chiếu nội dung đã ghi trên các sổ bảo hiểm xã hội và cơ sở dữ liệu; lập Danh sách đề nghị gộp sổ BHXH (Mẫu C18-TS) chuyển cán bộ Phòng/Tổ quản lý thu.

Trường hợp thời gian đóng bảo hiểm xã hội trên các sổ bảo hiểm xã hội không trùng nhau: Cán bộ Phòng/Tổ quản lý thu thực hiện gộp quá trình đóng bảo hiểm xã hội của các sổ bảo hiểm xã hội trên cơ sở dữ liệu; hủy mã số sổ bảo hiểm xã hội đã gộp.

Trường hợp thời gian đóng bảo hiểm xã hội trên các sổ bảo hiểm xã hội trùng nhau: lập Quyết định hoàn trả (Mẫu C16-TS) để hoàn trả cho người lao động. Việc hoàn trả được thực hiện như sau: Cơ quan bảo hiểm xã hội thực hiện hoàn trả cho người lao động số tiền đơn vị và người lao động đã đóng vào quỹ hưu trí, tử tuất và số tiền đã đóng vào quỹ bảo hiểm thất nghiệp (bao gồm tất cả số tiền thuộc trách nhiệm đóng BHXH, BHTN của người sử dụng lao động), không bao gồm tiền lãi. Cơ quan bảo hiểm xã hội quản lý nơi người lao động đang làm việc hoặc đang sinh sống thực hiện hoàn trả cho người lao động.

Bước 3. Người lao động nhận kết quả đã giải quyết.

3.3. Thời hạn nhận được sổ mới sau khi thực hiện nộp hồ sơ gộp sổ bảo hiểm xã hội 

Theo Điều 29 Quyết định 595/QĐ-BHXH năm 2017 (sửa đổi, bổ sung) thì trong trường hợp gộp sổ bảo hiểm xã hội, không quá 10 ngày kể từ ngày nhận đủ hồ sơ theo quy định, cơ quan bảo hiểm xã hội sẽ cấp lại sổ bảo hiểm xã hội. Trường hợp cần phải xác minh quá trình đóng bảo hiểm xã hội ở tỉnh khác hoặc nhiều đơn vị nơi người lao động có thời gian làm việc thì thời hạn cấp sổ bảo hiểm mới không quá 45 ngày nhưng phải có văn bản thông báo cho người lao động biết.

Trên đây là phần giải đáp thắc mắc về vấn đề sổ bảo hiểm xã hội được cấp lại mấy lần. Zluat mong rằng các thông tin trên sẽ mang lại các thông tin hữu ích đến quý bạn đọc. Quý bạn đọc nếu có quan tâm hay có nhu cầu sử dụng các dịch vụ liên quan đến bảo hiểm xã hội thì hãy liên hệ với Zluat để được các luật sư, chuyên viên của Zluat giải đáp và tư vấn.