Thủ tục chốt sổ bảo hiểm xã hội của doanh nghiệp (Cập nhật 2023).

Thủ tục chốt sổ bảo hiểm xã hội của doanh nghiệp là một thủ tục quan trọng mà doanh nghiệp phải thực hiện khi doanh nghiệp có người lao động nghỉ việc hoặc chấm dứt hợp đồng lao động. Trong bài viết dưới đây, Zluat cung cấp đến quý bạn đọc các thông tin chi tiết về thủ tục chốt sổ bảo hiểm của doanh nghiệp theo quy định của pháp luật hiện hành.  

1. Trách nhiệm chốt sổ bảo hiểm xã hội của doanh nghiệp

Theo khoản 3 Điều 48 Bộ luật Lao động 2019 quy định, người sử dụng lao động có trách nhiệm:

• Hoàn thành thủ tục xác nhận thời gian đóng bảo hiểm xã hội, bảo hiểm thất nghiệp và trả lại cùng với bản chính giấy tờ khác nếu người sử dụng lao động đã giữ của người lao động;

• Cung cấp bản sao các tài liệu liên quan đến quá trình làm việc của người lao động nếu người lao động có yêu cầu. Chi phí sao, gửi tài liệu do người sử dụng lao động trả.

Đồng thời, khoản 5 Điều 21 Luật Bảo hiểm xã hội 2014, người sử dụng lao động có trách nhiệm phối hợp với cơ quan bảo hiểm xã hội trả sổ bảo hiểm xã hội cho người lao động, xác nhận thời gian đóng bảo hiểm xã hội khi người lao động chấm dứt hợp đồng lao động, hợp đồng làm việc hoặc thôi việc theo quy định của pháp luật.

Như vậy, thực hiện việc chốt sổ bảo hiểm xã hội là trách nhiệm của doanh nghiệp khi chấm dứt hợp đồng lao động, hợp đồng làm việc hoặc thôi việc.

2. Thủ tục chốt sổ bảo hiểm xã hội của doanh nghiệp

Doanh nghiệp thực hiện thủ tục chốt sổ BHXH khi nhận được yêu cầu chốt sổ BHXH từ người lao động hoặc khi người lao động nghỉ việc. Thủ tục chốt sổ bảo hiểm xã hội của doanh nghiệp được thực hiện như sau:

2.1. Bước 1: Thực hiện thủ tục báo giảm lao động

Người sử dụng lao động chuẩn bị các giấy tờ được quy định tại Điều 23, Quyết định 595/QĐ-BHXH 2017 (sửa đổi, bổ sung) để báo giảm lao động, cụ thể thì trong hồ sơ báo giảm lao động gồm các giấy tờ sau:

• Danh sách lao động tham gia BHXH, BHYT theo mẫu D02-TS theo Quyết định số 595/QĐ-BHXH năm 2017 thay thế Quyết định số 959/QĐ-BHXH.

• Biên bản trả thẻ BHYT đối với trường hợp đơn vị đã nộp trước đó (nếu có).

• Thẻ BHYT còn thời hạn sử dụng (01 bản/người).

• Quyết định chấm dứt hợp đồng lao động. 

Doanh nghiệp gửi hồ sơ đã hoàn tất đến cơ quan bảo hiểm xã hội cơ quan bảo hiểm xã hội mà công ty đặt trụ sở chính. 

2.2. Bước 2. Thực hiện thủ tục chốt sổ bảo hiểm xã hội 

Để thực hiện thủ tục chốt sổ bảo hiểm xã hội, doanh nghiệp căn cứ vào quy định tại Tiết 1.2, Điểm b, Khoản 1, Điều 23, Quyết định 595/QĐ-BHXH 2017 (sửa đổi, bổ sung) để chuẩn bị hồ sơ. Theo đó, hồ sơ để chốt sổ bảo hiểm xã hội bao gồm những giấy tờ sau:

• Tờ khai đơn vị tham gia, điều chỉnh thông tin BHXH, BHYT theo mẫu TK3-TS ban hành kèm Quyết định 595/QĐ-BHXH năm 2017.

• Danh sách lao động tham gia BHXH, BHYT, BHTN, BHTNLĐ, BNN theo mẫu D02-TS ban hành kèm Quyết định 595/QĐ-BHXH năm 2017.

• Bảng kê thông tin (theo mẫu D01-TS).

• Sổ bảo hiểm xã hội (mẫu sổ cũ, 01 sổ/người) hoặc tờ bìa sổ bảo hiểm xã hội (sổ mẫu mới, 01 tờ)

• Toàn bộ tờ rời của sổ bảo hiểm xã hội thuộc bản chính của sổ bảo hiểm xã hội.

• 01 công văn chốt sổ của đơn vị – mẫu D01b-TS.

• Quyết định hưởng trợ cấp thất nghiệp hoặc Quyết định chấm dứt hưởng trợ cấp thất nghiệp (nếu có).

Sau khi chuẩn bị đầy đủ hồ sơ, doanh nghiệp nộp hồ sơ chốt sổ bảo hiểm xã hội đến cơ quan bảo hiểm xã hội, nơi doanh nghiệp đặt trụ sở chính. 

Lưu ý: Người sử dụng lao động hoàn tất các hồ sơ báo giảm và báo chốt, sau đó nộp hồ sơ qua đường bưu điện hoặc nộp trực tiếp tại cơ quan bảo hiểm xã hội mà công ty đặt trụ sở chính (Tùy mỗi quận, huyện mà cơ quan bảo hiểm xã hội sẽ tiếp nhận hồ sơ theo phương thức trực tiếp hoặc qua bưu điện). Trong trường hợp người sử dụng lao động thực hiện thủ tục báo giảm và thủ tục báo chốt cho người lao động cùng lúc thì người sử dụng lao động chỉ cần nộp 2 loại hồ sơ này cùng 1 lần đến cơ quan bảo hiểm xã hội mà công ty đặt trụ sở chính. Cơ quan bảo hiểm xã hội sẽ giải quyết nếu hồ sơ hợp lệ và người sử dụng lao động đã thanh toán hết tất cả tiền đóng bảo hiểm xã hội của người được chốt sổ.

3. Thời gian thực hiện thủ tục chốt sổ bảo hiểm xã hội của doanh nghiệp

Theo khoản 1 Điều 48 Bộ luật Lao động 2019, trong thời hạn 14 ngày làm việc kể từ ngày chấm dứt hợp đồng lao động, hai bên có trách nhiệm thanh toán đầy đủ các khoản tiền có liên quan đến quyền lợi của mỗi bên, trừ trường hợp sau đây có thể kéo dài nhưng không được quá 30 ngày:

• Người sử dụng lao động không phải là cá nhân chấm dứt hoạt động;

• Người sử dụng lao động thay đổi cơ cấu, công nghệ hoặc vì lý do kinh tế;

• Chia, tách, hợp nhất, sáp nhập; bán, cho thuê, chuyển đổi loại hình doanh nghiệp; chuyển nhượng quyền sở hữu, quyền sử dụng tài sản của doanh nghiệp, hợp tác xã;

• Do thiên tai, hỏa hoạn, địch họa hoặc dịch bệnh nguy hiểm.

Như vậy, doanh nghiệp chốt sổ bảo hiểm xã hội trong thời hạn sẽ không quá 14 ngày làm việc kể từ người lao động nghỉ việc và trong một số trường hợp đặc biệt tại khoản 1 Điều 48 Bộ luật lao động 2019 thì thời hạn có thể kéo dài nhưng tối đa không quá 30 ngày.

4. Một số câu hỏi thường gặp về thủ tục chốt sổ bảo hiểm của doanh nghiệp

4.1. Có phải nộp sổ bảo hiểm xã hội khi chốt sổ không? 

Đối với sổ bảo hiểm xã hội đã được cơ quan bảo hiểm xã hội rà soát in tờ rời đến tháng 12-2016 hoặc tháng 12-2017 tại đơn vị và được trả sổ thì khi người lao động nghỉ việc, đơn vị lập hồ sơ báo giảm (mã hồ sơ điện tử 600a) và không cần nộp sổ cho cơ quan bảo hiểm xã hội.

4.2. Chưa chốt sổ bảo hiểm xã hội có đóng bảo hiểm xã hội tại công ty mới được không?

Theo quy định hiện hành thì chưa có văn bản quy phạm pháp luật nào quy định việc chưa chốt sổ bảo hiểm xã hội tại công ty cũ thì không được đóng bảo hiểm xã hội ở công ty mới. Do đó, nếu người lao động làm việc ở công ty mới có hợp đồng lao động, thuộc đối tượng tham gia bảo hiểm xã hội bắt buộc thì được đóng bảo hiểm xã hội tại công ty mới để tiếp tục tham gia bảo hiểm xã hội.

4.3. Người lao động có quyền tự chốt sổ bảo hiểm xã hội không? 

Theo khoản 3 Điều 48 Bộ luật Lao động 2019 và khoản 5 Điều 21 Luật Bảo hiểm xã hội 2014 thì người sử dụng lao động là chủ thể có trách nhiệm thực hiện thủ tục chốt sổ bảo hiểm xã hội. Người lao động chỉ tự chốt sổ bảo hiểm xã hội khi người sử dụng lao động không thể chốt sổ bảo hiểm xã hội cho người lao động vì phá sản hoặc nợ tiền bảo hiểm.

Trên đây là các cập nhật mới nhất về thủ tục chốt sổ bảo hiểm xã hội của doanh nghiệp mà Zluat đã cập nhật. Nếu bạn đọc vẫn còn chưa rõ vấn đề gì trong bài viết này hoặc có nhu cầu sử dụng dịch vụ về thực hiện các thủ tục liên quan đến bảo hiểm xã hội, Quý bạn đọc có thể tìm đến Zluat qua các phương thức liên hệ sau: 

• Hotline: 0906.719.947
• Zalo: 0906.719.947
• Gmail: lienhe.luatvn@gmail.com
• Website: Zluat.vn

✅ Dịch vụ thành lập công ty	⭕ Zluat cung cấp dịch vụ thành lập công ty/ thành lập doanh nghiệp trọn vẹn chuyên nghiệp đến quý khách hàng toàn quốc
✅ Đăng ký giấy phép kinh doanh	⭐ Thủ tục bắt buộc phải thực hiện để cá nhân, tổ chức được phép tiến hành hoạt động kinh doanh của mình
✅ Dịch vụ ly hôn	⭕ Với nhiều năm kinh nghiệm trong lĩnh vực tư vấn ly hôn, chúng tôi tin tưởng rằng có thể hỗ trợ và giúp đỡ bạn
✅ Dịch vụ kế toán	⭐ Với trình độ chuyên môn rất cao về kế toán và thuế sẽ đảm bảo thực hiện báo cáo đúng quy định pháp luật
✅ Dịch vụ kiểm toán	⭕ Đảm bảo cung cấp chất lượng dịch vụ tốt và đưa ra những giải pháp cho doanh nghiệp để tối ưu hoạt động sản xuất kinh doanh hay các hoạt động khác
✅ Dịch vụ làm hộ chiếu	⭕ Giúp bạn rút ngắn thời gian nhận hộ chiếu, hỗ trợ khách hàng các dịch vụ liên quan và cam kết bảo mật thông tin